Bearbeitung eingehender elektronischer Dateien

/ Ausgelagertes Poststellen Management

Eine digitale Poststelle mit unternehmensweiter Erfassung wandelt eingehende Dokumente, die nicht nur per Post oder Fax, sondern auch per E-Mail, Multifunktionsgeräten (MFPs), Webportal oder mobilen Geräten und Tablets übermittelt werden, in strukturierte elektronische Informationen um, die in verschiedene Geschäftsprozesse und Systeme im Unternehmen einfließen.

Über das Erfassen eingehender Post hinaus

Digitale Poststellen automatisieren die Erfassung der eingehenden Post, unabhängig davon, ob sie auf Papier, per E-Mail, Fax oder am Ursprungsort (MFP, Webportal oder Mobil-/Tablet-Gerät) zugestellt wird und liefern strukturierte elektronische Informationen. Um Geschäftsprozesse einzuleiten oder fortzusetzen, wird jedes Poststück nach Typ charakterisiert und strukturierte Informationen werden extrahiert und im richtigen Format an den richtigen Prozess geliefert. Manuelle Prozesse für die Verwaltung großer Mengen an Informationen aus einer Vielzahl von Quellen entfallen.

getsix® bietet eine erstklassige, hocheffiziente, ISO 27001-konforme ‚Digitale Poststelle‘ mit Software-as-a-Service (SaaS) Erfassungsdiensten, die für Dokumente aller Art optimiert sind. getsix® kann Dokumente jeder Art und in jeder Form per Post, Kurier, FTP, Remote Capture, EDI usw. annehmen. Es spielt keine Rolle, in welchem Format wir Ihre Dokumente erhalten, wir verarbeiten sie alle mit demselben bewährten, zuverlässigen System.

digital-mailroom

getsix® ‚Digital Mailroom‘ dient als Front-End zu unserer Software-as-a-Service für Dokumenten- und Prozessautomatisierung. Wenn Sie sich also für den getsix®-Workflow für Rechnungen oder die Auftragsabwicklung entscheiden oder unsere ‚Virtuelle Personalakte‘ für unsere HR-Lösungen nutzen, werden alle Dokumente über diese Einrichtung gesammelt.

Da getsix® bereits über diesen etablierten Prozess in unserer ‚Digitalen Poststelle‘ verfügt, der für alle Dokumententypen perfektioniert wurde, entfallen für Sie die hohen Kapitalkosten für die Einrichtung eines eigenen Scan- und Erfassungsbetriebs, der Kauf von Spezialsoftware, einschließlich teurer Berater für die Implementierung und dann die hohen Arbeitskosten, die mit der inhärenten Lernkurve zur Optimierung Ihres internen Prozesses verbunden sind. getsix® nutzt Hochgeschwindigkeitsscanner für Papierdokumente mit der neuesten Kombination aus Technologie und Mensch.

Durch die Kombination eines hochentwickelten SaaS-Systems mit menschlicher Verifizierung durch fachkundige Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung erhalten Sie einen sehr genauen, kostengünstigen und zuverlässigen Dokumenten- und Datenerfassungsprozess. Diese hochentwickelte Technologie ist eingerichtet, läuft und verarbeitet tausende von Dokumenten pro Monat. Aus diesem Grund kann getsix® Ihnen eine schnelle Umstellung von Ihren Papierprozessen auf das am besten geeignete Niveau der Dokumenten- und Datenerfassung bieten und Ihnen die geringeren Kosten, die sich aus der Automatisierung ergeben, ermöglichen.

Welche Technologie verwenden wir?

Wir erfassen E-Mails und andere elektronische Dokumente, die in Dateifreigaben oder über Webdienste eingehen, sobald sie in unser Unternehmen gelangen, und wandeln sie in verwertbare digitale Informationen um, die wir entsprechend den spezifischen Anforderungen unserer Kunden an Workflows, Prozesse und Anwendungen weiterleiten. Dies ist der Schlüssel zur Automatisierung dokumentengestützter Geschäftsprozesse und zur Erzielung operativer Spitzenleistungen und nachhaltiger Kostensenkungen.

Kofax-Technologie bietet uns hervorragende Möglichkeiten für die Erfassung elektronischer Dokumente, einschließlich:

Eingehende E-Mails, Faxe oder über Dateifreigaben oder Webdienste importierte Dokumente klassifizieren;
Extrahieren und Validieren relevanter Informationen aus Metadaten wie Kopfzeile, Textkörper und Anhängen;
Die Informationen in eine ECM-, CRM-, ERP- oder andere Geschäftsanwendung zur sofortigen, angemessenen Verarbeitung weiterleiten;
Übertragung von Bildern in ein Archiv, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten;
Die Überwachung des gesamten eingehenden Erfassungsprozesses von einer einzigen Anwendung aus, sorgt für eine lückenlose Nachweiskette, unabhängig von der Quelle oder dem Standort der Geschäftsdokumente.

Wie funktioniert die Poststelle von getsix® für eingehende e-Akten?

Die Erfassung von E-Mail-, Fax- und anderen Dokumenten, die wir von unseren Kunden über Dateifreigaben oder über Webdienste erhalten, deren schnellstmögliche Umwandlung in verwertbare digitale Informationen und die Weiterleitung dieser Informationen an Workflows, Prozesse und Anwendungen, ist der Schlüssel zur Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse und zur Erzielung operativer Exzellenz und nachhaltiger Kostensenkungen. Die Automatisierung dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse und das Erreichen operativer Spitzenleistungen und nachhaltiger Kostensenkungen ist der Wert unserer digitalen Poststelle.

Um eingehende E-Dokumente wie E-Mail-Anhänge, z.B. PDS, XML-Dateien oder andere Formate mit unseren ‘Digital Mailroom’-Diensten zu verarbeiten, haben wir mehrere Daten-Gateways entwickelt und implementiert, die wie digitale Knotenpunkte für unsere Kunden arbeiten.

getsix® Email Gateway:

Wir automatisieren die Eingabe von Dokumenten aus E-Mail-Anhängen

Unsere Software arbeitet im Hintergrund und erkennt jeden Dateianhang (PDF, TIF, PNG, etc.) und überträgt ihn sofort an die Erfassungslösung.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass die per E-Mail übermittelten Daten automatisch verarbeitet werden, genau wie Papierdokumente. Je nach Ihren Einstellungen kann Ihr eingehender Anhang in wenigen Sekunden für die Weiterverarbeitung bereit sein.

Vorteile unseres getsix® Email Gateway:

Das Ziel wird durch die E-Mail Adresse bestimmt;
E-Mail-Anhänge, die Bilddateien sind (die die eigentlichen Formulare oder Dokumente enthalten), werden interpretiert;
E-Mail-Kopf- und -Text können als separate PDF-Datei gespeichert werden;
Reduzierung der Bearbeitungskosten – Eingehende E-Mail-Anhänge müssen nicht mehr manuell geprüft werden. Solange sie im
richtigen Posteingang ankommen, werden sie automatisch geöffnet und importiert;
Beschleunigen Sie Ihre Bearbeitung – Eingehende Dokumente werden automatisch und sofort verarbeitet;
Verbessern Sie die Kontrolle – E-Mails werden automatisch sortiert und alle Absenderinformationen bleiben erhalten.

getsix® FTP-Gateway:

FTP, oder File Transfer Protocol, Websites erleichtern das Herunter- und Hochladen von Dateien im Internet. Ein FTP-Server bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber anderen Dateiübertragungsoptionen.

Viele Netzwerkkopierer fungieren heute als Multifunktionsgeräte – sie können nicht nur kopieren, sondern auch Dokumente scannen, per E-Mail verschicken und einige können direkt in andere Softwareprogramme zur Weiterverarbeitung übertragen werden. Die meisten MFDs werden jedoch zum Kopieren oder Scannen von Dokumenten auf ein Netzlaufwerk verwendet. Von dort aus können unsere Kunden unser getsix® FTP Gateway nutzen, um die entsprechenden Dokumente zur weiteren Verarbeitung einfach zu uns hochzuladen.

Was sind die Vorteile des getsix® FTP Gateway?

Einfache Drag-and-Drop-Schnittstelle

getsix® FTP Gateway ermöglicht die einfache Übertragung von Dateien über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, ähnlich dem Windows Explorer. Dies ermöglicht eine einfache Übertragung, die mit HTTP nicht möglich ist.

Größere Effizienz

FTP bietet eine größere Effizienz bei der Übertragung großer Dateien und begrenzt die Dateigröße nur durch den auf dem Server verfügbaren Speicherplatz. Anders als bei E-Mail müssen große Dateien nicht in kleinere Teile zerlegt werden. FTP ermöglicht auch die automatische Wiederaufnahme von Dateidownloads oder -uploads ohne einen separaten Downloadmanager; dies ist besonders für Benutzer mit langsamen oder unzuverlässigen Internetverbindungen von Vorteil.

Erhöhte Sicherheit

Um den Zugriff auf Dateien einzuschränken, verfügt FTP über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, darunter Benutzerauthentifizierung und sichere Übertragungen mit Verschlüsselungsprotokollen wie SSL und TSL. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können, ohne dass die Möglichkeit besteht, dass jemand die entschlüsselten Daten abfängt.

getsix® WebPortal:

Die Kofax Web Capture™-Anwendung ermöglicht es uns, ein scan- und bildfähiges Webportal für Kunden zu betreiben, das in unser Kunden-Extranet integriert ist.

Mit Kofax Web Capture können wir unseren Kunden anbieten, jeden Inhalt direkt dort effizient zu erfassen, wo die Dokumente eingehen – sei es in der Zentrale, in entfernten Niederlassungen oder im Home Office. Anstatt dass unsere Kunden die Inhalte zu einer zentralisierten Erfassungsplattform bringen müssen, können sie die Informationen erfassen und an uns übermitteln, sobald sie verfügbar sind, und die Inhalte durch einen gemeinsamen Satz von Geschäftsregeln für die Dokumentenverarbeitung, Klassifizierung, Datenextraktion und -bereinigung leiten.

Scannen oder Datei-Import

Um die Erfassung Ihrer Dokumente zu ermöglichen, müssen Sie lediglich mit dem sicheren getsix® Webportal verbunden sein und Dokumente scannen oder importieren, bevor Sie einen Prozessauftrag an unseren Service senden. Mit unserem einfachen Ansatz können Sie Ihre Dokumente nach dem Scannen per E-Mail oder Fax übermitteln. Sie können Ihre Originaldokumente, ob in Papierform oder elektronisch, immer behalten.

Vorteile unseres getsix® Webportals:

Minimiert die Zeit bis zum Erhalt von prozessbezogenen Dokumenten;
Verringerung der Kosten, die mit dem Sammeln, Vorbereiten und Versenden von Dokumenten an eine zentrale Bearbeitungsstelle verbunden sind;
Verbesserung der Unternehmensleistung und Senkung der Betriebskosten;
Unterstützung, um besser auf die Kunden einzugehen;
Verbesserung der Prozesstransparenz;
Verbesserung der Datengenauigkeit und Verringerung der Fehlerquote;

Die von getsix® ausgelagerten „Digital Mailroom“-Dienstleistungen wurden an Kunden in allen Branchen geliefert und unsere Kunden haben die folgenden Vorteile erkannt: