Bearbeitung eingehender Mail und Fax Nachrichten

Ob Sie nun ein Start-up, ein kleines bis mittleres Unternehmen oder ein Spitzenunternehmen sind – Sie alle erhalten täglich Post. In der Regel suchen Sie nach einem Dienst, der die eingehenden Dokumente und E-Mails bearbeitet. Ein schnelles Verständnis dafür, was ein Dokument ist und was Sie damit tun müssen, wird Ihnen erhebliche organisatorische Vorteile verschaffen.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Sie eine große Menge an eingehenden Dokumenten erhalten. Einige dienen der Unterstützung wichtiger Geschäftsprozesse, andere sind allgemeine Korrespondenz und wieder andere sind einfach nur Zeitverschwendung. getsix® bietet Lösungen zum Verstehen und Verarbeiten Ihrer Dokumente und hilft Ihnen bei Bedarf beim Scannen, Indizieren, Workflow und Wiederauffinden der Dokumente. Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Durch die Automatisierung des Prozesses, um zu verstehen, was Sie erhalten und was damit zu tun ist, kann Ihr Unternehmen Einblicke erhalten und sicherstellen, dass der Fokus immer auf den Aktivitäten mit der höchsten Priorität liegt.

Post, die an die Ihnen zugewiesene Postfachadresse (entweder in Wrocław, Poznań oder Warschau) geschickt wird, und Faxe, die an die Ihnen zugewiesene Faxnummer gesendet werden, werden gescannt und mit unseren Poststellen-Diensten in ein digitales Bild umgewandelt.

Nicht scannbare Sendungen wie Zeitschriften und Pakete werden umgeleitet und an die von Ihnen gewünschte physische Adresse zugestellt. Die digitale Version Ihrer Post ist online über einen beliebigen Webbrowser überall auf der Welt zugänglich.

Für viele Unternehmen bedeutet diese Lösung eine erhebliche Kostenreduzierung bei der Bearbeitung der großen Menge an Papier, die sie jeden Tag erhalten. Gescannte Post kann in ein Workflow-System eingegeben werden, so dass Unternehmen die Post problemlos an einen anderen Empfänger oder mehrere andere Empfänger weiterleiten können.

Der Prozess bietet auch ein sofortiges Dokumentenarchiv über unser SharePoint-basiertes Kunden-Extranet für den Online-Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt.

Bearbeitung eingehender Faxe

Mit der getsix® unbeaufsichtigten Faxserver-Mailbox-Integration

Eingehende Faxdokumente stellen aus vielen Gründen ein großes Problem bei der Daten- und Dokumentenerfassung dar:

• Sie werden oft innerhalb eines Unternehmens als Papier von Faxgeräten erzeugt;
• Wenn Sie mehrere Faxleitungen haben, fällt wahrscheinlich ein sehr großes Papiervolumen an;
• Papierfaxe sind nicht immer gut oder leicht lesbar;
• Faxe in Papierform können verloren gehen oder verlegt werden.

Aus diesen Gründen kann das Scannen und Indizieren von Papierfaxen mit herkömmlichen Mitteln kostspielig und zeitaufwendig sein. Die getsix®-Lösung arbeitet mit führenden Faxserver-Anbietern zusammen, um das Erfassen von Faxen zu vereinfachen.

Wie funktioniert der getsix® Poststellen-Service für eingehende Post und Faxe?

Durch die Einrichtung spezieller Postfachadressen sorgen wir dafür, dass Ihre Post in unseren ISO:27001-zertifizierten Einrichtungen in Polen eingeht. Wir können dieses System nutzen, um Ihre Post zentral für alle Ihre Geschäftsstandorte oder einzelne Geschäftsprozesse zu sammeln, z. B. für die Rechnungsbearbeitung, die Bearbeitung von Formularen, die Bearbeitung von Forderungen, Marketingkampagnen, Personalbeschaffungsmaßnahmen usw.

Mit Hilfe der Kofax Capture- und KTM-Technologie scannen wir dann Ihre Eingangspost und leiten die digitalisierten Dokumente direkt an das entsprechende Team, den Workflow oder den Geschäftsprozess weiter. Viele Kunden nutzen auch unser gehostetes SharePoint-Dokumenten-Repository, das eine sichere Online-Speicherung von Postdokumenten bietet und die Anzeige und den Abruf durch Ihre Teams von jedem internetfähigen Terminal mit Standard-Browser-Software ermöglicht.

Mailroom & Scanning Service

• Eingehende Post wird von getsix® empfangen;
• Outsourcing-Team öffnet und sortiert Dokumente nach Typ;
• Beliebige Retouren können bearbeitet werden;
• Schecks können nach Absprache in Ihrem Namen sicher bankiert werden;
• Dokumente werden für das Scannen vorbereitet, wobei zusätzliche Elemente wie Büroklammern und Heftklammern entfernt werden;
• Dokumente werden mit Canon-Scannern gescannt;
• 200% Qualitätskontrolle, digitale Bilder werden von zwei separaten Mitarbeitern unseres Teams überprüft;
• Daten können mit der intelligenten Kofax-Datenerfassungssoftware automatisch aus Ihren Dokumenten extrahiert werden;
• Diese digitalen Dateien werden dann nach den gewünschten Faktoren indexiert. Zu den üblichen Faktoren gehören Namen, Kundennummern, Rechnungsnummern und Daten;
• Schließlich gelangen Ihre digitalen Dokumente zu Ihnen zurück, indem die Dateien in ein Online-Dokumentenmanagementsystem hochgeladen werden, auf das Sie zugreifen können, oder alternativ über einen sicheren FTP-Upload. Die physischen Dokumente werden für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt, bevor sie sicher und datenschutzgerecht vernichtet werden.
• Workflow kann angewendet werden, um Ihre Dokumente an die richtige Person in Ihrer Organisation weiterzuleiten;
• Wir geben Ihnen eine bestätigte Bearbeitungszeit innerhalb unseres ursprünglichen Service Level Agreements, so dass Sie sicher sein können, wann Sie auf Ihre gescannten Dokumente zugreifen können.

Wenn diese Dienstleistung mit unseren “Finance & Accounting” Dienstleistungen kombiniert wird, dann werden die gescannten Rechnungen von unseren Buchhaltungsteams weiterverarbeitet.

Was bringt der Service?

• Reduzierung der Kosten für die Papierlagerung;
• Vermeidung von Verzögerungen beim Empfang wichtiger Postsendungen;
• Vermeidung von verlorener oder fehlgeleiteter Post;
• Zeitersparnis durch sofortigen Abruf elektronischer Dokumente am Bildschirm;
• Konformität mit einem vollständig sichtbaren und überprüfbaren elektronischen Prozess;
• Management-Berichterstattung über das Volumen eingehender Dokumente und andere Metriken;
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Weiterleitung und Verfolgung von Dokumenten durch Workflows.

Wichtige Funktionen und Vorteile

Mit dem getsix® Fax Server Gateway können Faxe mit Hilfe eines Workflows automatisch an die entsprechenden Personen und Prozesse weitergeleitet werden, bevor sie verarbeitet und in einem Dokumenten-Repository wie Microsoft SharePoint, Oracle oder einem anderen ECM- oder ERP-System gespeichert werden. Das getsix® Fax Server Gateway erstellt automatisch ‚Batches‘ und ‚Cases‘ innerhalb der getsix® Umgebung, wodurch das Drucken und Scannen von Papierfaxen komplett entfällt. Bestimmte Faxattribute wie ANI (Anrufer-ID) und Empfangsdatum können für Indizes oder Datenbank-Schlüsselfelder verwendet werden.

getsix® ‚Outsourced Digital Mailroom‘ Services wurden bereits an Kunden in allen Branchen geliefert und unsere Kunden haben die folgenden Vorteile erkannt:

• Zugänglich von überall, von jedem Webbrowser aus;
• Sofortiger Zugriff;
• Online archivieren;
• Papier einsparen;
• Verringerung der manuellen Postbearbeitung;
• Sichere Online-Lösung;
• Keine Investitionen in die Infrastruktur;
• Keine Hardware oder Software zu kaufen oder zu installieren.