Digitalisierung – Rechnungssuche, Datenerfassung

Vollständig konforme und sichere Scandienste für Dokumente

getsix® verwandelt ausgedruckte Dokumente in ein leicht durchsuchbares elektronisches Format

Müssen Ihre Mitarbeiter regelmäßig große Mengen an Papierdokumenten – Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere Dokumente – bearbeiten und archivieren? Die Dokumentendigitalisierung ist eine moderne, zeitgemäße Lösung für die Verarbeitung von Unternehmensdokumenten. Zu den wichtigsten Vorteilen der Digitalisierung gehört die schnelle und einfache Erfassung der in den Papierdokumenten enthaltenen Daten und deren Extraktion für die spätere Verwendung. Elektronische Dokumente lassen sich viel einfacher und mit minimalen Kosten sicher archivieren, schnell und einfach abrufen und in “Echtzeit” mit anderen Nutzern teilen, unabhängig von deren physischem Standort.

Unsere Lösungen für das Scannen, die Datenerfassung und -verarbeitung ermöglichen uns die intelligente Erfassung von Daten und die Indexierung von Bildern für den anschließenden Import in die Systeme unserer Kunden für elektronische Inhalte oder das Dokumentenmanagement.

getsix® nutzt ausgeklügelte Prozesse, um Dokumente automatisch zu identifizieren, zu kategorisieren und Daten zu erfassen, wodurch Papierdokumente durch elektronische Unterlagen ersetzt werden, die auf Knopfdruck verfügbar sind.

Unsere Lösungen zum Scannen, Erfassen und Verarbeiten von Daten werden streng kontrolliert. getsix® ist nach ISO 9001:2008 (Qualitätsmanagementsystem) und ISO 27001:2013 (Informationstechnologie – Sicherheitstechniken – Informationssicherheitsmanagementsysteme) zertifiziert.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Scannen & Datenerfassung

• Kleine bis große Scan-Projekte mit Meta-Datenerfassung
• Einfaches Scannen von Dokumenten
• Großformatiges Scannen
• Scannen von Poststellen (digitale Poststelle)
• Datenerfassung und -speicherung
• Qualitätskontrolle
• Sichere Vernichtung

getsix® unterstützt Sie gerne in den folgenden Bereichen:

• Analyse Ihres Bedarfs im Zusammenhang mit dem Scannen und der Weiterverarbeitung von Unternehmensdokumenten;
• Dokumentendigitalisierung die Bereitstellung von Scannern und Scansoftware sowie die anschließende Implementierung der Scanlösung;
• Intelligente Zeichenerkennung (OCR/ICR) – die Extraktion sowohl “strukturierter” als auch “unstrukturierter” Daten aus Ihren Papierdokumenten in Unternehmensinformationssysteme (ERP, CRM usw.), wie von Ihrem Unternehmen benötigt
• Sicherstellung der rechtlichen Struktur der Dokumentenarchivierung – Anbringung von elektronischen oder biometrischen Unterschriften, Zeitstempeln oder Strichcodes auf digitalisierten Dokumenten.

Dokumentendigitalisierung

Die Digitalisierung von Papierdokumenten (auch “Scannen” genannt) verbessert und erhöht die Produktivität bei der Arbeit mit ihnen erheblich. Dokumente, die in eine elektronische Form umgewandelt wurden, können einfach, sicher und zu minimalen Kosten archiviert, abgerufen und mit anderen Benutzern geteilt werden. Die Arbeit mit elektronischen Dokumenten erfolgt in der Anwendung Document Management System, die eine Weiterverarbeitung der Dokumente über eine Reihe modernster Funktionen ermöglicht.

Mehr als nur ein genaues Bild

Das Scannen von Dokumenten kann durch eine elektronische Zeichenerkennung (OCR/ ICR) erweitert werden, die gescannte Informationen in eine editierbare Textform umwandelt. Es gibt fortschrittlichere OCR-/ICR-Technologien, die die Extraktion bestimmter Daten für die anschließende automatische Verarbeitung ermöglichen, z. B. die automatische Erkennung und Buchung von Eingangsrechnungen im Buchhaltungssystem/ERP.

Hocheffiziente Datenarchivierung

getsix® kann jedes gescannte Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel oder einer elektronischen oder biometrischen Signatur versehen, so dass das ursprüngliche Papierdokument sofort nach dem Scannen geschreddert werden kann, was Archivierungsplatz und Kosten für die Verwaltung von Papierdokumenten spart.

Das Scannen kann sogar durch die Verwendung eines Barcodes sinnvoll erweitert werden, der für eine einfachere Trennung der Dokumente, eine sortierte Ablage im elektronischen Archiv nach Dokumentenkategorie und -typ, den Start verschiedener automatisierter Aufgaben und mehr genutzt werden kann.

getsix® ist selbstverständlich in der Lage, seine Systeme und Lösungen auf die Anforderungen des Kunden zuzuschneiden, so dass das Ergebnis den höchsten Erwartungen entspricht – schnellere und einfachere Verarbeitung großer Mengen von Papierdokumenten, Reduzierung der manuellen Bearbeitung, Datenextraktion aus Quelldokumenten, direkte Datenverwaltung bei gleichzeitiger Verknüpfung mit anderen Unternehmenssystemen und mehr. Eine geeignete Softwarelösung richtet sich nach dem voraussichtlichen Volumen der gescannten Dokumente und nach den tatsächlichen Anforderungen an die Datenextraktion aus den Eingangsdokumenten.

Die wichtigsten Vorteile

• Die Archivierung und Verarbeitung Ihrer Papierdokumente führt zu Kosteneinsparungen;
• Verringerung des Risikos eines möglichen Verlusts von Dokumenten oder des Durchsickerns sensibler Informationen;
• verbesserte Produktivität der internen und kundenorientierten Abläufe;
• einfache und geschützte Speicherung, Archivierung, Abruf und gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Intelligente Zeichenerkennung (OCR/ICR)

Die elektronische Zeichenerkennung ist eine äußerst wirksame Methode zur Steigerung der Effizienz des Scannens. Die OCR/ICR-Technologien können hauptsächlich für die Extraktion von Informationen aus Eingangsdokumenten auf Papier und für die anschließende Übertragung vordefinierter Informationen in elektronische Systeme verwendet werden (z. B. automatische Erkennung und Buchung eingegangener Rechnungen in einem Buchhaltungssystem/ERP). Der Unterschied zwischen OCR und ICR ist folgender: OCR ist weniger genau als OMR, aber genauer als ICR. ICR erfordert eine Bearbeitung, um eine hohe Datenabdeckung zu erreichen.

Ein sehr effizienter Weg zur Erlangung echter Daten

Die am weitesten verbreitete Methode ist die Verwendung der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur zeichenweisen Erkennung des gesamten Textes. OCR wird für die Extraktion von gedrucktem Text, die anschließende Textanalyse und die Übertragung der erkannten Zeichen in eine geeignete Kodierung verwendet. Die Erweiterung durch ICR (Intelligent Character Recognition) bietet die weitere Möglichkeit der handschriftlichen Textextraktion.

Die Texterkennung durch Scannen stellt in Kombination mit der Archivierung eingehender Dokumente eine ideale Basis für die Weiterverarbeitung, z.B. mit einem unternehmensweiten ERP-System – Dokumentenmanagementsystem – Sortierung, Genehmigungsworkflow und Informationsmanagement auf Basis von Mitarbeiterberechtigungen, Volltextsuche und Archivierung dar.

OCR/ICR ist eine technisch anspruchsvolle Lösung, die überlegene Softwareprodukte erfordert. Weltweit gibt es nur wenige Unternehmen und Produkte, die die für eine effektive Verarbeitung von Rechnungen oder Formulardaten notwendige hohe Erkennungsrate bieten. getsix® kooperiert mit einem der weltweit führenden Anbieter im Bereich der Datenextraktion: Kofax.

Wesentliche Vorteile

• Kosten- und Zeitersparnis gegenüber der manuellen Wiedereingabe von Daten aus Papierdokumenten in die einzelnen Unternehmenssysteme;
• Verringerung des Risikos, dass Dokumente verloren gehen oder sensible Informationen nach außen dringen;
• verbesserte Effizienz sowohl bei internen als auch bei kundenorientierten Dokumenten;
• schnelle Amortisation der Investitionen.

Sicherstellung des rechtlichen Rahmens der Dokumentenarchivierung

Elektronische Originale von Dokumenten stellen einen vergleichbaren Ersatz für ihre Papierversionen dar. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, ihren Schutz und ihre Glaubwürdigkeit im Einklang mit der Gesetzgebung und den aktuellen modernen IKT-Trends zu gewährleisten. getsix® archive solution umfasst Dienstleistungen von Anbietern qualifizierter Zertifikate, Zeitstempel und elektronische Signaturen – und/oder die Sicherstellung der Glaubwürdigkeit elektronischer Dokumente mittels biometrischer Signatur.

Die Einhaltung der lokalen und europäischen Gesetzgebung wird zusätzlich durch die Zertifizierung nach allen wichtigen internationalen Standards für Dokumentenmanagement und Archivierung gewährleistet.

Die getsix® Archivierungslösung bietet darüber hinaus verschiedene intelligente und sicherheitsrelevante Funktionen, wie zum Beispiel:

• Sichere Übertragung: HTTPS, SSL, unverwechselbare DocID, Prüfsummen und Zeitstempel als Authentifizierung;
• Sicherer Zugriff aus Anwendungen: secKeys (signierte URL mit zeitlich begrenzter Gültigkeit);
• Verschlüsselung: sowohl auf der Ebene des logischen Archivs als auch auf der Ebene des einzelnen Dokuments;
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und Schredderprozessen, Audit-Mechanismen.

Die wichtigsten Vorteile von ‘Invoice Scanning & Data Capture

• Die Möglichkeit eines papierlosen Büros oder Unternehmens mit direkten Verbindungen zwischen Personal, Buchhaltung und Aufgaben;
• Sie erhalten die volle Kontrolle über unstrukturierte Informationen in Ihrem Unternehmen;
• Dokumente und Daten werden Teil der Geschäftsprozesse;
• Risikominderung von Informationsverlusten aufgrund von Zentralisierung;
• Mit Sicherheit erhöhte Produktivität und höhere Arbeitseffizienz;
• Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität Ihres gesamten Unternehmens, schnellere Reaktion auf Veränderungen;
• Kompatibilität mit anderen technologischen Systemen und vollständige Integration in die bestehende Infrastruktur
• Eine schnelle Amortisation Ihrer Investition, die sich sukzessive in ein Gewinninstrument verwandelt