Datenerfassung und Indexierung von Dokumenten

Datenerfassungsdienste

Ohne die richtigen Informationen zur richtigen Zeit können Entscheidungen in einem Unternehmen über Chancen auf einem wettbewerbsintensiven Markt entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen mit Daten zu tun hat, wissen Sie, dass das Erfassen von Daten und deren Digitalisierung ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess ist. Lösungen für die Datenerfassung und das Scannen von Dokumenten bieten eine Antwort auf dieses Problem.

Bei der Daten- und Dokumentenerfassung geht es in der Regel darum, Daten aus physischen Quellen wie Papierdokumenten, Formularen, Quittungen, Mikrofilmen und Fotos zu erfassen und in ein elektronisches Format zu konvertieren. Dies wird auch als elektronische Datenerfassung (EDC) bezeichnet.
Die Umwandlung von Daten aus physischen Formaten in digitale Formen ist ein komplexer Prozess, vor allem, wenn die Zahl der zu bearbeitenden Dokumente groß ist. Durch das Scannen von Dokumenten und die Datenerfassung ist es möglich, große Mengen von Dokumenten in kurzer Zeit zu digitalisieren.

getsix® Services arbeitet mit Kunden aller Größenordnungen bei der Bewältigung ihres Dokumentationsbedarfs in unterschiedlichem Umfang zusammen. Vor der Datenkonvertierung werden die Daten mit Hochgeschwindigkeitsscannern gescannt. Die Dokumente können in unseren Büros (Off-Site) oder bei Ihnen vor Ort (On-Site) gescannt werden.

Diese Daten werden dann mit OCR (Optical Character Recognition) oder ICR (Intelligent Character Recognition) verarbeitet und die resultierenden Daten in unserem Microsoft SharePoint Document Management System gespeichert. Diese können dort jederzeit wieder abgerufen werden.

Unsere Datenerfassungssysteme decken diese Geschäftsbereiche ab:

1. Papier-zu-Bild-Konvertierung – Wir können große Mengen an Papierdokumenten in digitale Bilder verschiedener Dateiformate umwandeln. Diese können weiterverarbeitet und in einer archivierten Datenbank gespeichert werden.

2. die Datenerfassung von Coupons, Gutscheinen und Quittungen – Wir können Informationen von Verkaufscoupons, Werbegutscheinen und Kaufquittungen erfassen.

3. das Scannen und Imaging von Schecks – Schecks und juristische Dokumente enthalten sensible Informationen, die sensibel behandelt werden müssen. Durch die Konvertierung von Daten aus Schecks mittels OCR und ICR können Sie Informationen sicher speichern und jederzeit wieder abrufen.

4. Formularerfassung – Wir können Informationen aus Formularen erfassen, sie in Bilder umwandeln und sie nach der Verarbeitung in einer Datenbank speichern.

5. Erfassung von Geburts-, Gemeinde- und Stadtregistern – Wir können Daten aus öffentlichen Registern wie Geburtsregistern, Gemeinde- und Stadtregistern erfassen und digitalisieren. Diese können archiviert und durchsuchbar gemacht werden.

Wie lange dauert es, ein Dokument abzurufen?

Mit dem Dokumentenscanservice von getsix® Services erhalten unsere Kunden Bilder von Dokumenten, die sie sofort auf dem Bildschirm betrachten können. Aber wie finden sie diese Dokumente?
Bei der Suche nach Datensätzen in einer Datenbank würden die Mitarbeiter nach verschiedenen Referenznummern, Kundennamen oder Datumsbereichen suchen. Mit dem Datenerfassungs- und Dokumentenindexierungsservice von getsix® Services sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, eine Reihe ähnlicher Begriffe zu verwenden, um Dokumente wie Versicherungsansprüche, Rechnungen oder medizinische Unterlagen schnell aufzufinden.

Datenindizierungsdienste

Wir passen unsere Indizierungsdienste an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Bei der Indizierung kann getsix® Services Ihre Daten entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens organisieren. Wir können wichtige Informationen extrahieren, wie z. B. Schlüsselwörter, Dokumentennummer, Titel, Rechnungsnummer, Dateiname, Dokumentendatum oder jedes andere von Ihnen gewünschte Feld.

Wenn Sie die Indizierung an getsix® Services auslagern, können Sie sicherstellen, dass Sie sich auf die wichtigeren Aufgaben Ihres Unternehmens konzentrieren können. Wir sind in der Lage, eine breite Palette von Bildern, Dokumenten und anderen Textdateien zu indizieren.

Unsere Indizierungsdienste umfassen:

• Dokumentenindizierung;
• Indizierung rechtlicher Dokumente;
• Vollständige Profil- und Textindizierung;
• Meta-Daten-Indizierung;
• Schlüsselwortindizierung;
• Indexierung von Rechnungen;

Umwandlung Ihrer Papierdokumente in Informationswerte

getsix® Services bietet Dokumentenscanservices (On-Site und Off-Site) an, um Unternehmen dabei zu helfen, große Mengen an Papierdokumenten in ein digitales Format umzuwandeln, so dass sie die Kosten für die Papierlagerung senken, Dokumente sicher aufbewahren und schnell wiederfinden können. Dank unserer umfangreichen Investitionen in die Kofax Capture-Technologie und der Entwicklung unseres Kunden-Extranets mit Microsoft SharePoint-Dokumentenverwaltungssoftware können wir einen erheblichen Mehrwert für Ihre Dokumente schaffen und Sie dabei unterstützen, Ihre Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Lieferanten zu verbessern, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften besser zu überwachen.

Nachdem wir Ihre Dokumente mit unserem Off-Site-Scanservice gescannt haben oder Sie Ihre Dokumente bei sich vor Ort gescannt haben (On-Site-Scanservice), stellen wir Ihnen mit unseren Datenerfassungs- und Indizierungsdiensten konsistent indizierte Inhalte zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente wie Kundenaufträge, Mitarbeiterunterlagen, Beschwerdekorrespondenz oder Wareneingangsscheine für ein sofortiges, genaues Wiederauffinden und eine verbesserte Rückverfolgbarkeit der Unterlagen zu organisieren.

Mit unseren Dokumentenindizierungsdiensten können wir Ihre gescannten Dokumente mit einer Vielzahl von Metadaten indizieren, wie z. B.:

• Dokumententyp
• Policennummer, Kontonummer, Sozialversicherungsnummer
• Aufbewahrungsfrist
• Geburtsdatum, Beginn-Datum, Versanddatum
• Blutgruppe
• Name des Kunden, Lieferanten, Mitarbeiters, Patienten, Anfragenden usw.
• Relevantes Produkt, Dienstleistung, Abteilung, Sachbearbeiter

Das Ergebnis ist ein elektronisch gescanntes Dokument, das das Dokument im Eingangszustand zeigt und nun mit einer Reihe von nützlichen, durchsuchbaren Indexfelddaten verknüpft ist. Um diese Daten hinzuzufügen, verwenden wir eine Reihe von Methoden, die von der manuellen Eingabe bis zu automatischen Methoden wie zonaler OCR, Barcode-Erkennung oder Datenbankvalidierung reichen.

Darüber hinaus können wir eine Datenvalidierungsphase einschließen, um die Integrität von Indexdaten wie Konto- oder Policennummern zu überprüfen.

Datenerfassung und Dokumentenindexierung – nicht nur auf Papier

Der getsix® Services Datenerfassungs- und Dokumentenindexierungsservice kann auf jede Art von Dokument in jedem Format angewendet werden, einschließlich Faxe, E-Mails und Anhänge, Zeichnungen, Office-Dokumente und die meisten anderen elektronischen Dokumentenformate.

Entdecken Sie, wie getsix® Ihre Anforderungen an die Datenerfassung und Indexierung rationalisieren kann, kontaktieren Sie uns noch heute.

Vorteile des Outsourcings von Datenerfassungs- und Indizierungsdienstleistungen

• Sparen Sie Platz und Aktenschränke, indem Sie physische Dokumente auslagern und in digitale Formate konvertieren. Dadurch werden jedes Jahr Gelder für Infrastruktur und Büroausstattung eingespart;
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und senken Sie die Personalkosten. Beim Umgang mit herkömmlichen Dokumenten verbringen Ihre Mitarbeiter viel Zeit mit dem Suchen, Abrufen und Bearbeiten von Dokumenten. In einem digitalen Format können die Daten in einem Bruchteil der Zeit wiederhergestellt werden, verglichen mit dem traditionellen Format. Gemessen an der Anzahl der von Ihnen verwalteten Dokumente können die Verwaltungskosten enorm sein, was sich mit digitalen Dokumenten erheblich reduzieren lässt.
• Nie wieder Daten verlieren. Bei digitalisierten Dokumenten können die Daten sicher an verschiedenen Orten gespeichert werden. Dies ermöglicht eine größere Sicherheit als bei Papierdokumenten;
• Erwerben Sie einen Wettbewerbsvorteil. Auf dem sich wandelnden Markt von heute ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Lösungen vor der Konkurrenz auf den Markt bringen. Ein schwerfälliges Datenverwaltungssystem kann Ihre Wettbewerbsfähigkeit schmälern und Ihren Auftragseingang reduzieren. Eine leistungsstarke Dokumentenmanagementlösung kann Ihnen zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einem größeren Wettbewerbsvorteil verhelfen.