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Ausgelagertes Poststellen Management

Scannen und die digitale Poststelle

Nie wieder eine Geschäftspost öffnen, sortieren und verteilen? Scheint wie ein Traum zu sein, nicht wahr? Unternehmen kämpfen immer noch mit der Verwaltung ihrer eingehenden Papierspuren. Für Unternehmen, die mit einer großen Anzahl von Lieferanten und Kunden in verschiedenen Branchen zu tun haben, bleiben Papierdokumente das dominierende Geschäftsmedium. Unsere getsix® „Digital Mailroom“ Dienstleistungen zeichnen sich durch die Optimierung des Mailrooms und der kritischen nachgelagerten Geschäftsprozesse aus. Immer mehr Unternehmen haben die Effizienz des ausgelagerten Mailroom-Managements an einen dedizierten Anbieter erkannt, einschließlich Kuvertöffnung, Sortierung, Validierung, Scannen, Datenerfassung und Routing. getsix® „Digital Mailroom“ bietet einen optimierten, auditierbaren Mailprozess, der verloren gegangene oder nicht abgerechnete Dokumente eliminiert.

Was ist ein „Digital Mailroom“ und wie funktioniert er?

Einfach ausgedrückt, ist eine „Digitale Poststelle“ ein ausgelagerter Dienst, bei dem Ihre Post in ein Postfach geliefert, sortiert, gescannt und an einen geeigneten Ort hochgeladen wird, damit Sie sie lesen können. Die Post wird nach Ihren persönlichen Vorgaben sortiert, getsix® kann die Junk-Mail aussortieren, wir können Ihre Schecks einlösen und wir können sie sortieren, damit die richtige Person die richtige Post erhält.

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getsix® unterscheidet sich von anderen Anbietern von Digital Mailroom, da wir keine digitale Mailroom-Software verwenden, die installiert werden muss. Wir können in Ihr bestehendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem hochladen, Ihnen eine Online-Option anbieten, Ihre gescannte Post per FTP versenden oder per E-Mail an Ihren Posteingang senden. Wir bieten Ihnen einen kompletten, maßgeschneiderten Service, um Ihre E-Mails aus der Ferne oder lokal auf Ihrem eigenen PC zu lesen. Wenn Sie sich für das getsix® Online-Hosting-System entscheiden, wird unser getsix® Kunden-Extranet, basierend auf Microsoft SharePoint, alle Ihre gescannten E-Mails online gespeichert und auf unbestimmte Zeit bei uns gesichert. Sie erhalten eine Disaster Recovery-Lösung kostenlos. In diesem Fall können Sie alle Ihre gescannten E-Mails auch aus der Ferne mit Ihrem mobilen Gerät lesen.

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Die Vorteile des ausgelagerten Mailroom-Managements liegen sowohl für große als auch für kleine Unternehmen auf der Hand.

Die digitale Poststelle verlangt eine sehr schnelle Abwicklung vom Posteingang bei getsix® bis zur Post, die zur Ansicht oder zum Herunterladen als PDF zur Verfügung steht. Sie erhalten engagierte Mitglieder des Produktionsteams, die Ihre Post sortieren, vorbereiten und scannen. getsix® hat auch einen Kundendienstmitarbeiter, der Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Versandabteilung und bei allen zukünftigen Fragen zur Seite steht.

Große Unternehmen

Die Auslagerung der Poststelle kann dem Unternehmen eine Reihe von unmittelbaren Vorteilen und Kosteneinsparungen bringen.

  • Spart Geld: Das Outsourcing Ihrer Poststelle bietet Ihnen eine flexiblere Kostenbasis, die direkt mit dem tatsächlichen Durchsatz variiert und somit die Kosten reduziert;
  • Spart Platz: Sobald der Postraum ausgelagert wurde, können Sie Mitarbeiter neu zuweisen und den Raum für alles andere nutzen, wofür Sie ihn benötigen;
  • Spart Zeit: Keine Zeitverschwendung mehr beim Öffnen und Zustellen von Post an die richtige Abteilung oder Person;
  • Steigert die Produktivität: Die Suche nach Informationen entweder für die Finanzabteilung oder für den Kundenservice ist mit einem „Digital Mailroom“ sehr schnell und einfach. Kundenanfragen werden vom Schreibtisch aus beantwortet, anstatt herumjagen und Kundenkorrespondenz finden zu müssen. Rechnungsanfragen werden sofort beantwortet und wichtige Dokumente sicher abgelegt, entweder mit getsix® oder im Dokumentenmanagementsystem des eigenen Unternehmens;
  • Geographische Freiheit: Haben Sie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten? Online-Hosting bedeutet, dass es egal ist, wo Sie sich befinden oder wie spät es ist, Ihre Dateien stehen Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung. Wenn Ihre Organisation über ein großes geografisches Gebiet verteilt ist, reduziert die Erfassung der gesamten Post online und an einem Ort den Bedarf an einer Poststelle;
  • Papierlose Umgebung: Ein „Digital Mailroom“ ist ein Schritt auf der Leiter zum papierlosen Büro und trägt zu diesem Umweltzertifikat bei. Sie haben auch eine Disaster-Recovery-Lösung im Einsatz, falls etwas Schlimmes passiert.

Wenn Sie ein KMU besitzen, dann lesen Sie weiter…

Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie keine Poststelle und Empfangsdamen zur Verfügung haben, um Ihre Post aufzunehmen, zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten. getsix® nimmt die Post des Unternehmens entgegen, sortiert sie entsprechend Ihren Anweisungen, scannt sie, lädt sie hoch, sendet sie per E-Mail oder FTP und ist bereit zum Lesen. Es fallen keine Einrichtungsgebühren für den „Digital Mailroom“ an. Sie zahlen eine monatliche Gebühr, entscheiden, was Sie scannen und hochladen möchten und schon ist es soweit… die Mailroom ist eingerichtet… Es gibt keine teure maßgeschneiderte Software. Sie haben einen Benutzernamen und ein Passwort, gehen Sie online und Ihre Mail wird täglich gescannt und hochgeladen, damit Sie sie von überallhin mit getsix® „Customer Extranet Document Management System“ lesen können. Wenn du dein eigenes System hast, können wir auch in dieses hochladen. Sie arbeiten aus dem Ausland und haben Kunden in Polen? Greifen Sie online und täglich von überall auf Ihre Post aus Polen zu. Wir können nicht nur Ihre E-Mails scannen, sondern auch alle anderen Dokumente, auf die Sie Zugriff haben möchten.

Mit einem „Digital Mailroom“ können Sie auch von zu Hause aus arbeiten, lassen sich aber Ihre gesamte Geschäftspost an getsix® senden. Praktisch, wenn Sie noch keine Geschäftsadresse haben. Außerdem haben Sie eine Disaster-Recovery-Lösung im Einsatz. Das Speichern Ihrer Dokumente online ist eine viel sicherere Option, als die Ablage Ihrer Geschäftspost bei Ihnen vor Ort oder zu Hause.

Verschiedene Kanäle

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Digital Mailroom‘ Dienstleistungen

Der Schlüssel zur Effizienz im Versandraum liegt in der Umwandlung von Papier in digitale Dokumente und der Automatisierung der Weiterverarbeitung kritischer Postsendungen. Mit den Diensten von getsix® „Digital Mailroom“ können Sie Postsendungen zentral erfassen, weiterleiten und verarbeiten, indem Sie alle eingehenden Informationen in einem einzigen Postbearbeitungsprozess zusammenführen.

getsix® bzw. „Digital Mailroom“ Dienstleistungen sind geeignet für: Korrespondenz, Spesenabrechnungen, Retourenpost, Antragsformulare, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, etc.

getsix® erstellt ein Postfach für Ihre papierbasierten Dokumente. In unseren Servicezentren in Wrocław, Warschau und Poznań wird die gesamte Eingangspost gescannt, analysiert und interpretiert, d.h. in Business Cases klassifiziert und den nachfolgenden Prozessen zur Verfügung gestellt. Als getsix®-Kunde verfügt Ihr Unternehmen über ein eigenes Postfach, das von uns verwaltet wird. Alle eingehenden Dokumente werden geöffnet, sortiert und kategorisiert, dann mit unseren Canon Best-of-Breed-Scannern nach hochwertigen Bildern gescannt.

Die hochentwickelte Kofax OCR/ICR-Software von getsix® extrahiert so viele Daten wie Sie benötigen, und alle Daten werden anschließend verifiziert und qualitätsgeprüft.

getsix® kann die Kofax Front-End-Software auch in Ihren Räumlichkeiten in einem SaaS-Modell bereitstellen, so dass Sie Ihre eigenen Scanner und Mitarbeiter zum Scannen der Dokumente einsetzen können, ohne in Datenextraktionssoftware und BPM-Lösungen zu investieren.

Unabhängig davon, welcher der 3 Kanäle genutzt wird, werden die Informationen aus eingehenden E-Mails und E-Dokumenten sowie Anhängen in eine standardisierte Struktur gestellt, so dass sie analysiert und ihr Inhalt klassifiziert werden kann. Sie werden dann dem entsprechenden Folgeprozess zugeführt.

Die endgültigen Daten und Bilder werden über eine sichere FTP-Verbindung zurückgegeben, die für den Einsatz in Backoffice-Systemen geeignet ist. Unternehmen, die elektronische Dokumenten- und Aktenmanagementsysteme (EDRM) einsetzen, erhalten zudem die Möglichkeit, die gescannten Bilder und Indexdaten automatisch in ihr Archiv hochzuladen.

Warum getsix® zur Automatisierung Ihrer Versandabteilung?

getsix® verfügt über jahrelange Erfahrung in der Bereitstellung von Mailroom-Lösungen und wir unterscheiden uns durch die Bereitstellung einer End-to-End-Mail-Management-Lösung, einschließlich:

  • Auslagerung der Postsammlung und -verarbeitung;
  • Scannen und Erfassen von hochwertigen Postsendungen und Datenextraktion mit der branchenführenden Kofax-Software;
  • Automatisierung der Weiterleitung von Postsendungen in Geschäftsabläufe. Sie können wählen, wie Sie Ihre digitale Post empfangen möchten – als E-Mail, auf mobilen Geräten, per Dateiübertragung oder über unsere elektronische Dokumentenmanagement-Lösung SharePoint.

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Vorteile der digitalen Poststelle

  • Reduzieren Sie die Kosten der Implementierung, indem Sie eine Methode wählen, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt. getsix® kann Hard- und Software zur Verarbeitung von Postsendungen vor Ort einrichten, oder Sie können Ihren Postraum an die Experten auslagern;
  • Konsolidieren Sie alle eingehenden E-Mails von verschiedenen Kanälen und verteilten Büros, um weltweit einheitliche Prozesse und Systeme zu erreichen;
  • Reduzieren Sie das Risiko von manuellen Verarbeitungsfehlern und vermeiden Sie Verzögerungen bei der Verteilung von Papierpost.

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