Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

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Auf dieser Seite finden Sie wichtige Neuigkeiten zum KSeF sowie Informationen zu Implementierungsdaten. Wir veröffentlichen regelmäßig Artikel und Erklärungen, um Ihnen ein vollständiges Verständnis und einen reibungslosen Übergang zum neuen System zu ermöglichen. Dank dieser Informationen kann Ihr Unternehmen die Möglichkeiten, die das Nationale E-Rechnungssystem bietet, bewusst und effektiv nutzen.

Das Nationale E-Rechnungssystem ermöglicht das Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen auf elektronischem Weg. Seit dem 1. Januar 2022 ist dieses System in Polen als freiwillige Lösung eingeführt worden; langfristig soll das Nationale E-Rechnungssystem jedoch obligatorisch werden. Polen wird das vierte EU-Land nach Italien, Spanien und Portugal sein, das ein solches System einführt.

KSeF wurde entwickelt, um viele Aspekte im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung zu modernisieren. Die Prozesse werden erheblich optimiert, was zu schnellerer und effizienterer Rechnungserstellung und -übermittlung führt. Das einheitliche Format der E-Rechnung vereinfacht die Dokumentation von Transaktionen, was dazu beiträgt, potenzielle Fehler zu reduzieren und die Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen zu erleichtern. All diese Änderungen unterstützen den Kampf gegen Mehrwertsteuerbetrug und bilden gleichzeitig eine Grundlage für eine bessere Kontrolle und Überwachung wirtschaftlicher Transaktionen.

Wann wird das obligatorische KSeF eingeführt? Geplante Implementierungsdaten:

• 1 Februar 2026 – für Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN im vorangegangenen Steuerjahr.
• 1 April 2026 – für alle anderen Unternehmer.

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Eine strukturierte Rechnung ist eine Rechnung, die mithilfe des Nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wird und darin eine zugewiesene Identifikationsnummer für diese Rechnung im System enthält. E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen für den jeweiligen Fall ausgefüllt werden.

Die strukturierte Rechnung wird im XML-Format erstellt, die vollständige logische Struktur der E-Rechnung ist im Zentralen Repository für Muster elektronischer Dokumente (CRWDE) veröffentlicht.

Zu beachten ist, dass im KSeF keine Anhänge zu Rechnungen auf herkömmliche Weise angehängt werden können. Wenn der Rechnungsaussteller der Meinung ist, dass zusätzliche Dokumentation erforderlich ist, kann ein Link dazu im Text der Rechnung eingefügt werden. Dadurch kann der Empfänger auf die erforderlichen Informationen zugreifen.

Aktuell ist die strukturierte Rechnung neben Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen eine der akzeptierten Formen der Rechnungsstellung. Mit der Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems wird die Ausstellung von strukturierten Rechnungen zur Pflicht für Steuerzahler.

Steuerzahler, die verpflichtet sind, E-Rechnungen auszustellen, und die bereits die Implementierung des Systems in ihren Unternehmen begonnen haben, werden in der Lage sein, die E-Rechnungsstellung effizient und rechtskonform umzusetzen. Proaktives Handeln ermöglicht es, Probleme im Zusammenhang mit der plötzlichen Anpassung an neue Anforderungen zu vermeiden und eine effektive Verwaltung der Finanzdokumentation zu gewährleisten.

Die Einführung des Nationalen Systems für E-Rechnungen (KSeF) bringt viele steuerliche Vorteile mit sich, die die Geschäftsführung erleichtern. Vor allem wurde die Grundfrist für die Rückerstattung der MwSt. von 60 auf 40 Tage verkürzt, was eine schnellere Erstattung der Forderungen für Unternehmen ermöglicht. Darüber hinaus wurden mit KSeF Vereinfachungen bei der Ausstellung und Abrechnung von Rechnungskorrekturen in Minus eingeführt, und die Notwendigkeit, sie in JPK_FA und JPK_VAT RR zu melden, wurde abgeschafft. Dies verringert den administrativen Aufwand für Unternehmen. Darüber hinaus entfällt durch die Verwendung von E-Rechnungen die Notwendigkeit, Duplikate von Rechnungen auszustellen, was das Risiko des Verlusts oder der Zerstörung von Dokumenten beseitigt. Die Einführung eines einzigen E-Rechnungsstandards trägt zur Vereinfachung der Buchhaltungsprozesse und zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Wirtschaftsakteuren bei. Dank dieser Erleichterungen können Unternehmer ihre Geschäftsentwicklung vorantreiben und gleichzeitig von erhöhten steuerlichen Vorteilen profitieren.

Das Nationale System für E-Rechnungen (KSeF) bietet nicht nur steuerliche, sondern auch geschäftliche Vorteile, insbesondere im Bereich der Geschäftssicherheit. Mit diesem System können wir sicher sein, dass die Rechnung den Empfänger erreicht hat, und ihren Inhalt direkt in KSeF überprüfen. Zusätzlich werden E-Rechnungen aufgrund der Standardisierung des Dokuments in einem bestimmten Format und einer bestimmten Struktur generiert, was praktisch Echtzeit-Zugang dazu ermöglicht. Die Automatisierung des E-Rechnungsverkehrs zwischen Steuerzahlern und deren Buchung trägt zur Verbesserung der Geschäftsprozesse bei. Wichtig ist, dass die Verwendung von KSeF die Notwendigkeit beseitigt, Kosten für die Archivierung von E-Rechnungen zu tragen, da das System sie für einen Zeitraum von 10 Jahren speichert. Dank dieser Lösungen können Unternehmen ihre Finanzen effizient verwalten und die Sicherheit ihres Geschäftsumsatzes erhöhen.

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