Qualifizierte elektronische Signatur in Polen
Immer mehr Unternehmen in Polen stellen auf den digitalen Dokumentenfluss um. Eines der Schlüsselelemente dieser Umstellung ist die qualifizierte elektronische Signatur – ein Instrument, mit dem Verträge, Anträge oder amtliche Korrespondenz unabhängig vom Aufenthaltsort sicher und in Übereinstimmung mit dem polnischen Recht unterzeichnet werden können.
Dank der qualifizierten elektronischen Signatur sparen Unternehmer Zeit, reduzieren Kosten und vermeiden das Ausdrucken und Versenden von Dokumenten in Papierform. Wichtig ist, dass die qualifizierte elektronische Signatur für ausländische Eigentümer und Vorstände von in Polen tätigen Unternehmen ein unverzichtbares Instrument ist, um ihre Geschäftstätigkeit vorschriftsmäßig auszuüben.
In diesem Artikel erklären wir, was genau eine elektronische Signatur ist, welche Arten es gibt und wie man sie schnell und problemlos erhalten kann.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Angabe, die einem elektronischen Dokument beigefügt oder mit diesem verbunden ist und dessen Echtheit und die Identität des Unterzeichners bestätigen soll. Sie ist das digitale Äquivalent einer herkömmlichen Unterschrift – mit dem Unterschied, dass sie am Computer oder Smartphone statt auf Papier geleistet wird.
In Polen gelten detaillierte Vorschriften für elektronische Signaturen, die durch das Gesetz über Vertrauensdienste und elektronische Identifizierung geregelt sind. In der Praxis bedeutet dies, dass die qualifizierte elektronische Signatur es einem Unternehmer ermöglicht, Unternehmensangelegenheiten bei polnischen Behörden, Gerichten und anderen staatlichen Institutionen zu erledigen.
Arten von elektronischen Signaturen – welche passt zu Ihrem Unternehmen?
Auf dem Markt sind drei Haupttypen von elektronischen Signaturen verfügbar. Jede davon eignet sich für andere Situationen, daher lohnt es sich, das Tool an die konkreten Bedürfnisse des Unternehmers anzupassen.
1. Einfache elektronische Signatur
Dies ist die einfachste Form der Signatur – es kann sich um den Namen und Vornamen in einem PDF-Dokument oder um einen Klick auf die Schaltfläche „Ich akzeptiere" auf einer Online-Plattform handeln. Es ist keine Identitätsbestätigung erforderlich.
Anwendung im Unternehmen:
- Genehmigung interner Dokumente
- schnelle Bestätigung des Erhalts von Korrespondenz
- informelle Kommunikation mit Kunden
Nachteile:
- keine volle Rechtswirksamkeit
- geringe Sicherheit
- nicht akzeptiert in behördlichen und rechtlichen Angelegenheiten
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
Diese Signatur erfüllt bestimmte technische Anforderungen – sie ermöglicht die Identifizierung der unterzeichnenden Person und die Erkennung von Änderungen am Dokumentinhalt. Dennoch reicht sie in Polen nicht aus, um amtliche oder gerichtliche Dokumente zu unterzeichnen.
Beispiele:
- Persönliche Signatur mit dem elektronischen Personalausweis
- Vertrauenswürdiges Profil (z. B. ePUAP – nur für Personen mit einer PESEL-Nummer)
Anwendung:
- Kontakt mit Behörden in Polen (eingeschränkt)
- Unterzeichnung zivilrechtlicher Verträge
- Verwaltungsprozesse
Einschränkungen:
- eingeschränkte Anerkennung im Ausland
3. Qualifizierte elektronische Signatur
Dies ist die fortschrittlichste Form der elektronischen Signatur in Polen. Für ausländische Unternehmer ist sie ein unverzichtbares Instrument für die Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen.
Was zeichnet sie aus?
- Ausstellung durch zertifizierten Anbieter (z. B. CERTUM)
- Identitätsprüfung (empfohlen mit PESEL)
- volle Anerkennung durch polnische Behörden
Anwendung im Unternehmen:
- Unterzeichnung von Dokumenten für das Landesgerichtsregister (KRS)
- Unterzeichnung von Jahresabschlüssen
- Unterzeichnung von Anmeldungen beim CRBR (Zentrales Register der wirtschaftlich Berechtigten)
- Erteilung von Vollmachten für verschiedene Institutionen (z. B. Kontakt mit dem Finanzamt)
- TPR-Berichte (Verrechnungspreise)
- Verträge, Geschäftsangebote, E-Rechnungen (KSeF – bald obligatorisch)
Vorteile:
- höchstes Sicherheitsniveau
- Integration in Unternehmenssysteme (z. B. ERP, DMS)
- professionelles Image und Vertrauen bei Geschäftspartnern
Hinweis: Bei getsix® empfehlen wir unseren Kunden, sich vorab eine PESEL-Nummer zu besorgen.
Qualifizierte elektronische Signatur – wie erhält man sie in Polen?
Um eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen zu können, müssen Sie diese von einem der in Polen zugelassenen zertifizierten Vertrauensdienstleister erwerben. Zu den bekanntesten gehören CERTUM, EuroCert, Sigillum und Enigma. Jeder dieser Anbieter bietet etwas andere technische Varianten und Verfahren an, die Grundprinzipien bleiben jedoch ähnlich.
Die vollständige Liste der zertifizierten Anbieter ist auf der offiziellen Website des polnischen Nationalen Zertifizierungszentrums verfügbar und stellt die zuverlässigste Informationsquelle dar.
Die Anbieter bieten in der Regel zwei Formen der Signatur an:
- Physisches Signatur-Set: Chipkarte mit Zertifikat, USB-Lesegerät und Software für den Desktop
- Mobile oder Cloud-Lösung: die über eine auf dem Smartphone oder Computer installierte Anwendung funktioniert – ohne zusätzliche Geräte
Jede qualifizierte Signatur basiert auf einem personenbezogenen Zertifikat, das einer bestimmten Person zugeordnet ist – und nur diese Person kann sie verwenden. Das Zertifikat wird für einen bestimmten Zeitraum ausgestellt (normalerweise 1, 2 oder 3 Jahre), und die Art der Lösung (mobil oder physisches Set) beeinflusst die Gesamtkosten. Je nach Anbieter und Variante können sich Preise und technischer Support unterscheiden.
Bei getsix® organisieren wir für unsere Kunden den gesamten
Prozess – von der Auswahl der geeigneten Signatur über die Logistik bis hin zur
Installation und Konfiguration. Wir können ein Treffen mit einem bevollmächtigten
Vertreter organisieren, der:
• Ihre Identität bestätigt
• die Registrierung durchführt
• das Zertifikat sofort ausstellt und aktiviert
• die erforderlichen Tools installiert und konfiguriert
• Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie die Signatur verwenden.
Vergleich elektronischer Signaturen – Geschäftsübersicht
| Merkmal / Art der Signatur | Einfach | Erweitert | Qualifiziert |
|---|---|---|---|
| Identitätsprüfung | Nein | Ja | Ja |
| Erfordert Zertifikat | Nein | Nein | Ja |
| Identitätsbestätigung | Keine | Teilweise | Obligatorisch |
| Von Behörden akzeptiert | Nein | Eingeschränkt | Ja |
| Rechtswirkung in der EU | Nein | Eingeschränkt | Ja |
| Gleichwertig mit handschriftlich | Nein | Nein | Ja |
| Geschäftliche Nutzbarkeit | Gering | Mittel | Hoch |
| Sicherheitsniveau | Gering | Mittel | Hoch |
Warum eine qualifizierte E-Signatur im Unternehmen nutzen?
Bei der Führung eines Unternehmens in Polen zählen Zeiteffizienz, rechtliche Compliance und hohe Sicherheit. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht es, all dies zu erreichen – unabhängig davon, wo sich der Firmeninhaber oder Vorstand befindet.
- Dokumente unterzeichnen, ohne das Büro zu verlassen
- HR-, Finanz- und Vertriebsprozesse beschleunigen
- Drucken und Versenden von Papierdokumenten vermeiden
- rechtliche Risiken minimieren
- einfache Verwaltung von Unternehmenspflichten – auch aus dem Ausland
Beispiel:
Ein ausländischer Vorstandsmitglied einer in Polen registrierten Gesellschaft kann in Deutschland bleiben und dennoch Jahresabschlüsse, CRBR-Anmeldungen oder Verträge elektronisch unterzeichnen – ohne nach Polen zu fliegen oder einen Notar aufzusuchen. Alles, was benötigt wird, ist ein Computer oder Telefon mit Zugang zur qualifizierten elektronischen Signatur.
Fazit – wählen Sie eine Signatur, die auf Geschäftstätigkeiten in Polen zugeschnitten ist
Wenn Sie ein Unternehmen führen, das nach polnischem Recht tätig ist, ist die qualifizierte elektronische Signatur ein praktisches und oft notwendiges Instrument.
Sie ermöglicht Compliance von überall auf der Welt und gewährleistet Sicherheit und Komfort bei den täglichen Geschäften.
Eine Investition in:
- Daten- und Dokumentenschutz
- rechtliche Compliance
- Effizienz bei Remote- und standortübergreifender Arbeit
- Zeit- und Kosteneinsparungen
Ob Sie ein Einzelunternehmen führen oder eine Kapitalgesellschaft verwalten – die qualifizierte elektronische Signatur ist die Lösung, die es Ihnen ermöglicht, reibungslos und ohne Hindernisse in Polens Rechts- und Verwaltungsumgebung zu operieren.
Wenn Sie sich für das Thema qualifizierte elektronische Signatur in Polen interessieren, kontaktieren Sie uns bitte. Unsere Anwälte können Sie bei der Beschaffung und Implementierung von Lösungen für elektronische Signaturen unterstützen. Wir laden Sie ein, uns zu kontaktieren.
