Administrative Anforderungen

Um ordnungsgemäß zu funktionieren, muss jedes Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dieser Abschnitt stellt die wichtigsten Punkte vor, die bei der Führung eines Unternehmens auf dem Gebiet Polens als Handelsgesellschaft zu berücksichtigen sind.

Jede Handelsgesellschaft muss in das Unternehmerverzeichnis des Nationalen Gerichtsregisters (polnische Abkürzung: KRS) eingetragen sein.

Das Nationale Gerichtsregister ist öffentlich zugänglich, und jeder kann eine beglaubigte Kopie beim Nationalen Gerichtsregister für jede darin eingetragene Gesellschaft beantragen. Eine beglaubigte Kopie aus dem Nationalen Gerichtsregister dient der Identifizierung des Unternehmens und der amtlichen Überprüfung seiner aktuellen Daten. Eine beglaubigte Abschrift aus dem nationalen Gerichtsregister ist gültig, solange keine Änderungen im Register vorgenommen werden. Obwohl es keine gesetzlichen Fristen für die Gültigkeit der Abschrift gibt, ist es aus Gründen der wirtschaftlichen Sicherheit empfehlenswert, dass Auftragnehmer Verträge auf der Grundlage einer bis zu drei Monate zurückliegenden Abschrift abschließen.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Darstellung weiterer gesetzlicher Anforderungen an den Betrieb eines Unternehmens in Form einer Handelsgesellschaft in Polen:

• Verträge zwischen der Gesellschaft und einem Vorstandsmitglied müssen vom Aufsichtsrat oder ein durch Beschluss der Hauptversammlung bestellter Bevollmächtigter;
• In Ein-Aktionärsgesellschaften, in denen der Ein-Aktionär gleichzeitig das einzige Mitglied des Vorstands ist, muss in Form einer notariellen Urkunde erfolgen;
• Jede Änderung der Gesellschaftsurkunde (Satzung), wie z.B. Änderung des Sitzes der Gesellschaft (Stadt), des Firmennamens der Gesellschaft, der Tätigkeitsgegenstände usw., muss in Form einer notariellen Urkunde erfolgen;
• Die Transaktion des Verkaufs von Anteilen an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss schriftlich und mit notariell beglaubigten Unterschriften durchgeführt werden, um gültig zu sein, d.h. sie erfordert die Anwesenheit des Verkäufers und des Käufers beim Notariat;
• Die Änderung der Firmenanschrift der Gesellschaft (innerhalb derselben Stadt) muss nicht in Form einer notariellen Urkunde erfolgen – Es ist lediglich ein neuer Miet-, Pacht- oder sonstiger Vertrag bzw. ein Grundstückskaufvertrag sowie ein entsprechender Beschluss (über die Änderung der Anschrift des eingetragenen Sitzes des Unternehmens) des Verwaltungsrats des Unternehmens erforderlich;
• Eine Änderung der Zusammensetzung des Vorstands muss nicht als Notarurkunde vollzogen werden – die einfache Schriftform ist ausreichend;
• Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung des Einzelaktionärs muss der Einzelaktionär, der eine Privatperson ist, seine eigenen Sozialversicherungsbeiträge an die Agentur für soziale Sicherheit (polnisch: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) zahlen, wie im Falle einer Person, die ihr eigenes Unternehmen auf Einzelunternehmerbasis führt. Wenn mindestens zwei Unternehmen als Gesellschafter auftreten, ist die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge nicht verpflichtend;
• Alle Unternehmensinformationen müssen im Nationalen Gerichtsregister offengelegt werden, und deshalb sollten alle Änderungen in der Gesellschaft innerhalb von 7 Tagen nach ihrem Auftreten dem Register mitgeteilt werden; Mitteilungen werden auf amtlichen Formularen eingereicht, und jede Änderung einer Eintragung im Nationalen Gerichtsregister unterliegt einer entsprechenden Verfahrensgebühr;
• Wenn das Gesetz einen Beschluss der Aktionäre oder der Hauptversammlung oder des Aufsichtsrats erfordert, damit die Gesellschaft einen Rechtsakt vollzieht, dann ist ein Rechtsakt, der ohne den erforderlichen Beschluss vollzogen wird, null und nichtig.

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die vorgeschriebenen Buchhaltungsbücher und Aufzeichnungen zu führen, und die vollständige Buchhaltung ist für Handelsgesellschaften, Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Unternehmer sowie für bestimmte Handelsgesellschaften (Kommanditgesellschaft und Kommanditgesellschaft) nach den Bestimmungen des polnischen Buchführungsgesetzes erforderlich.

Privatpersonen, Personengesellschaften und offene Handelsgesellschaften natürlicher Personen, Personengesellschaften und geerbte Unternehmen, die gemäß dem Gesetz vom 5. Juli 2018 über die Unternehmensnachfolge natürlicher Personen und andere Erleichterungen im Zusammenhang mit der Unternehmensnachfolge handeln, müssen zur vollständigen Buchführung übergehen, wenn ihre Nettoeinnahmen aus dem Verkauf von Waren, Produkten und Finanzgeschäften im vorangegangenen Steuerjahr mindestens den Gegenwert von 2.000.000 Euro in polnischer Währung betragen haben. Der in Euro ausgedrückte Grenzwert wird zu dem von der Polnischen Nationalbank am ersten Arbeitstag im Oktober des dem Steuerjahr vorausgehenden Jahres veröffentlichten durchschnittlichen Wechselkurs des Euro in die polnische Währung umgerechnet.

Jeder Unternehmer muss die Originalbuchhaltungsunterlagen der Gesellschaft, auf deren Grundlage Buchungen in die Bücher, für einen Zeitraum von fünf Jahren ab Beginn des Jahres aufbewahren, das auf das von der jeweiligen Buchführung betroffene Geschäftsjahr folgt. Genehmigte Jahresabschlüsse müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Beginn des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt, in dem sie genehmigt wurden. Diese Regel gilt auch für Berichte für Geschäftsjahre, die vor dem 1. Januar 2019 beginnen.

Jedes Unternehmen, das seine Bücher auf einer vollständigen Buchhaltungsgrundlage führt, muss einen Jahresabschluss für jedes nachfolgende Geschäftsjahr erstellen, und wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit in der zweiten Jahreshälfte aufnimmt, die als Geschäftsjahr angenommen wurde, kann es seine Rechnungsbücher und Abschlüsse für diesen Zeitraum mit den Büchern und Abschlüssen für das folgende Jahr (kombiniertes Geschäftsjahr) kombinieren.

Der Jahresabschluss sollte sich aus den folgenden Elementen zusammensetzen:

1. Bilanz;
2. Erfolgsrechnung;
3. zusätzliche Informationen, einschließlich:
   • Einführung in den Jahresabschluss;
   • zusätzliche Hinweise und Erklärungen.

Jahresabschlüsse von Gruppen und fortgeführten Geschäftsbereichen von: inländischen Banken, Zweigniederlassungen von Kreditinstituten, Zweigniederlassungen ausländischer Banken, Versicherungsgesellschaften, Rückversicherungsgesellschaften, größeren Zweigniederlassungen und Sparten von Versicherungsgesellschaften, größeren Zweigniederlassungen und Sparten von Rückversicherungsgesellschaften und Zweigniederlassungen ausländischer Investmentgesellschaften müssen auch eine Kapitalflussrechnung enthalten:

• Aufstellung der Veränderungen im Eigenkapital;
• Aufstellung der Veränderungen des Nettovermögens und Kapitalflussrechnung (im Falle von Investmentfonds).

Der Jahresabschluss der Gesellschaft für das Vorjahr sollte spätestens drei Monate nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres vom Gesamtvorstand der Gesellschaft aufgestellt und unterzeichnet werden. Wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, sollte dies bis spätestens 31. März erfolgen. Danach sollte der Jahresabschluss von der Hauptversammlung innerhalb von 6 Monaten nach dem Bilanzstichtag genehmigt werden (in der Regel spätestens am 30. Juni). Nach der Genehmigung ist der Jahresabschluss dem Registergericht (Nationales Gerichtsregister) und dem Finanzamt vorzulegen.

Gemäß Art. 64.1 des Rechnungslegungsgesetzes sind die Abschlüsse der folgenden Unternehmen prüfungspflichtig:

• inländische Banken, Zweigstellen von Kreditinstituten, Zweigstellen ausländischer Banken, Versicherungsgesellschaften, Rückversicherungsgesellschaften, Hauptniederlassungen und Abteilungen von Versicherungsgesellschaften, Hauptniederlassungen und Abteilungen von Rückversicherungsgesellschaften und Zweigstellen ausländischer Investmentgesellschaften;
• genossenschaftliche Spar- und Kreditvereinigungen;
• Einheiten, die gemäß den Vorschriften über den Handel mit Wertpapieren und den Vorschriften über Investmentfonds tätig sind;
• Einrichtungen, die unter die Vorschriften über die Organisation und den Betrieb von Pensionsfonds fallen;
• nationale Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute;
• Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von Gesellschaften, die sich zum Bilanzstichtag in Gründung befinden;
• andere Unternehmen (vor allem Gesellschaften mit beschränkter Haftung, offene Handelsgesellschaften, Personengesellschaften, Kommanditgesellschaften, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Unternehmen natürlicher Personen), die im vorangegangenen Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss erstellt wurde, mindestens zwei der folgenden Bedingungen erfüllt haben:
  1. die durchschnittliche jährliche Vollzeitbeschäftigung lag bei mindestens 50 Personen
  2. die Bilanzsumme zum Ende des Geschäftsjahres betrug den Gegenwert von mindestens 2.500.000 EUR in polnischer Währung
  3. die Nettoeinnahmen aus dem Verkauf von Waren und Erzeugnissen sowie aus Finanzgeschäften im Geschäftsjahr den Gegenwert von mindestens 5 000 000 EUR in polnischer Währung ausmachen

Die Jahresabschlüsse der übernehmenden Gesellschaften und der neu gegründeten Gesellschaften für das Geschäftsjahr, in dem die Verschmelzung stattgefunden hat, sowie die nach IAS erstellten Jahresabschlüsse der Gesellschaften, die kombinierten Jahresabschlüsse der Investmentfonds mit getrennten Teilfonds und die Jahreseinzelabschlüsse der Teilfonds sind ebenfalls prüfungspflichtig.

Prüfungspflichtig sind auch die Jahresabschlüsse derjenigen buchführenden Stellen, die für steuerliche Zwecke die Bilanzmethode zur Ermittlung der Wechselkursdifferenzen gewählt haben.

Darüber hinaus kann jede Wirtschaftseinheit einen Wirtschaftsprüfer mit der Durchführung einer Abschlussprüfung oder einer Überprüfung ihrer Buchhaltung beauftragen, wenn der Unternehmer dies für erforderlich hält.