Administrative Anforderungen

Um ordnungsgemäß zu funktionieren, muss jedes Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dieser Abschnitt stellt die wichtigsten Punkte vor, die bei der Führung eines Unternehmens auf dem Gebiet Polens als Handelsgesellschaft zu berücksichtigen sind.

Jede Handelsgesellschaft muss in das Unternehmerverzeichnis des Nationalen Gerichtsregisters (polnische Abkürzung: KRS) eingetragen sein.

Das Nationale Gerichtsregister ist öffentlich zugänglich, und jeder kann eine beglaubigte Kopie beim Nationalen Gerichtsregister für jede darin eingetragene Gesellschaft beantragen. Eine beglaubigte Kopie aus dem Nationalen Gerichtsregister dient der Identifizierung des Unternehmens und der amtlichen Überprüfung seiner aktuellen Daten. Eine beglaubigte Abschrift aus dem nationalen Gerichtsregister ist gültig, solange keine Änderungen im Register vorgenommen werden. Obwohl es keine gesetzlichen Fristen für die Gültigkeit der Abschrift gibt, ist es aus Gründen der wirtschaftlichen Sicherheit empfehlenswert, dass Auftragnehmer Verträge auf der Grundlage einer bis zu drei Monate zurückliegenden Abschrift abschließen.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Darstellung weiterer gesetzlicher Anforderungen an den Betrieb eines Unternehmens in Form einer Handelsgesellschaft in Polen:

• Verträge zwischen der Gesellschaft und einem Vorstandsmitglied müssen vom Aufsichtsrat oder ein durch Beschluss der Hauptversammlung bestellter Bevollmächtigter;
• In Ein-Aktionärsgesellschaften, in denen der Ein-Aktionär gleichzeitig das einzige Mitglied des Vorstands ist, muss in Form einer notariellen Urkunde erfolgen;
• Jede Änderung der Gesellschaftsurkunde (Satzung), wie z.B. Änderung des Sitzes der Gesellschaft (Stadt), des Firmennamens der Gesellschaft, der Tätigkeitsgegenstände usw., muss in Form einer notariellen Urkunde erfolgen;
• Die Transaktion des Verkaufs von Anteilen an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss schriftlich und mit notariell beglaubigten Unterschriften durchgeführt werden, um gültig zu sein, d.h. sie erfordert die Anwesenheit des Verkäufers und des Käufers beim Notariat;
• Die Änderung der Firmenanschrift der Gesellschaft (innerhalb derselben Stadt) muss nicht in Form einer notariellen Urkunde erfolgen – Es ist lediglich ein neuer Miet-, Pacht- oder sonstiger Vertrag bzw. ein Grundstückskaufvertrag sowie ein entsprechender Beschluss (über die Änderung der Anschrift des eingetragenen Sitzes des Unternehmens) des Verwaltungsrats des Unternehmens erforderlich;
• Eine Änderung der Zusammensetzung des Vorstands muss nicht als Notarurkunde vollzogen werden – die einfache Schriftform ist ausreichend;
• Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung des Einzelaktionärs muss der Einzelaktionär, der eine Privatperson ist, seine eigenen Sozialversicherungsbeiträge an die Agentur für soziale Sicherheit (polnisch: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) zahlen, wie im Falle einer Person, die ihr eigenes Unternehmen auf Einzelunternehmerbasis führt. Wenn mindestens zwei Unternehmen als Gesellschafter auftreten, ist die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge nicht verpflichtend;
• Alle Unternehmensinformationen müssen im Nationalen Gerichtsregister offengelegt werden, und deshalb sollten alle Änderungen in der Gesellschaft innerhalb von 7 Tagen nach ihrem Auftreten dem Register mitgeteilt werden; Mitteilungen werden auf amtlichen Formularen eingereicht, und jede Änderung einer Eintragung im Nationalen Gerichtsregister unterliegt einer entsprechenden Verfahrensgebühr;
• Wenn das Gesetz einen Beschluss der Aktionäre oder der Hauptversammlung oder des Aufsichtsrats erfordert, damit die Gesellschaft einen Rechtsakt vollzieht, dann ist ein Rechtsakt, der ohne den erforderlichen Beschluss vollzogen wird, null und nichtig.

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die vorgeschriebenen Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen zu führen. Die doppelte Buchführung ist für Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung), Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Unternehmen sowie bestimmte Personengesellschaften (Kommanditgesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien) gemäß dem polnischen Rechnungslegungsgesetz obligatorisch.

Natürliche Personen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und offene Handelsgesellschaften, die von natürlichen Personen gegründet wurden, Partnerschaftsgesellschaften sowie Unternehmen in der Erbfolge, die gemäß dem Gesetz vom 5. Juli 2018 über die Nachfolgeverwaltung eines Einzelunternehmens und sonstige Erleichterungen im Zusammenhang mit der Unternehmensnachfolge tätig sind, müssen zur doppelten Buchführung übergehen, wenn ihr Nettoerlös aus dem Verkauf von Waren, Erzeugnissen und Finanzoperationen im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens dem Gegenwert von 2.500.000 EUR in polnischer Währung entspricht (bei geringeren Einnahmen können sie jedoch nach Benachrichtigung des für die Einkommensbesteuerung zuständigen Finanzamtes freiwillig die Grundsätze der Rechnungslegung anwenden). Der in Euro ausgedrückte Grenzwert wird gemäß dem von der Polnischen Nationalbank am ersten Werktag im Oktober des dem Steuerjahr vorangehenden Jahres bekannt gegebenen durchschnittlichen Euro-Wechselkurs in polnische Währung umgerechnet.

Jeder Unternehmer muss die Originale der Buchführungsunterlagen, auf deren Grundlage die Einträge in den Geschäftsbüchern vorgenommen wurden, für einen Zeitraum von fünf Jahren ab Beginn des Jahres aufbewahren, das auf das Geschäftsjahr folgt, auf das sich die Geschäftsbücher beziehen. Genehmigte Jahresabschlüsse sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab Beginn des Jahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem sie genehmigt wurden. Diese Regel gilt auch für Abschlüsse von Geschäftsjahren, die vor dem 1. Januar 2019 begonnen haben.

Jede Einheit, die Bücher nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung führt, ist verpflichtet, für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss zu erstellen. Beginnt ein Unternehmen seine Tätigkeit in der zweiten Hälfte des gewählten Geschäftsjahres, kann es seine Buchführung und den Jahresabschluss für diesen Zeitraum mit dem für das folgende Geschäftsjahr zusammenfassen (zusammengeführtes Geschäftsjahr).

Der Jahresabschluss sollte sich aus den folgenden Elementen zusammensetzen:

1. Bilanz;
2. Erfolgsrechnung;
3. zusätzliche Informationen, einschließlich:
   • Einführung in den Jahresabschluss;
   • zusätzliche Hinweise und Erklärungen.

Jahresabschlüsse von Gruppen und fortgeführten Geschäftsbereichen von: inländischen Banken, Zweigniederlassungen von Kreditinstituten, Zweigniederlassungen ausländischer Banken, Versicherungsgesellschaften, Rückversicherungsgesellschaften, größeren Zweigniederlassungen und Sparten von Versicherungsgesellschaften, größeren Zweigniederlassungen und Sparten von Rückversicherungsgesellschaften und Zweigniederlassungen ausländischer Investmentgesellschaften müssen auch eine Kapitalflussrechnung enthalten:

• Aufstellung der Veränderungen im Eigenkapital;
• Aufstellung der Veränderungen des Nettovermögens und Kapitalflussrechnung (im Falle von Investmentfonds).

Der Jahresabschluss der Gesellschaft für das Vorjahr sollte spätestens drei Monate nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres vom Gesamtvorstand der Gesellschaft aufgestellt und unterzeichnet werden. Wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, sollte dies bis spätestens 31. März erfolgen. Danach sollte der Jahresabschluss von der Hauptversammlung innerhalb von 6 Monaten nach dem Bilanzstichtag genehmigt werden (in der Regel spätestens am 30. Juni). Nach der Genehmigung ist der Jahresabschluss dem Registergericht (Nationales Gerichtsregister) und dem Finanzamt vorzulegen.

Gemäß Artikel 64 Absatz 1 des Rechnungslegungsgesetzes unterliegen die Jahresabschlüsse der folgenden Einheiten einer gesetzlichen Abschlussprüfung:

• inländische Banken, Zweigniederlassungen von Kreditinstituten, Zweigniederlassungen ausländischer Banken, Versicherungsunternehmen, Rückversicherungsunternehmen, Hauptniederlassungen und Niederlassungen von Versicherungsunternehmen, Hauptniederlassungen und Niederlassungen von Rückversicherungsunternehmen sowie Zweigniederlassungen ausländischer Investmentfirmen;
• genossenschaftliche Spar- und Kreditkassen;
• Einheiten, die auf Grundlage der Vorschriften über den Handel mit Wertpapieren sowie über Investmentfonds tätig sind;
• Einheiten, die auf Grundlage der Vorschriften über die Organisation und Funktionsweise von Pensionsfonds tätig sind;
• nationale Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute;
• Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von solchen, die sich zum Bilanzstichtag in Gründung befinden;
• sonstige Einheiten (insbesondere Gesellschaften mit beschränkter Haftung, offene Handelsgesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmen), die im vorangegangenen Geschäftsjahr, für das ein Jahresabschluss erstellt wurde, mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt haben:
  1. die durchschnittliche jährliche Beschäftigung in Vollzeitäquivalenten betrug mindestens 50 Personen
  2. Gesamtwert der Bilanzaktiva am Ende des Geschäftsjahres entsprach dem polnischen Währungsäquivalent von mindestens 3.125.000 EUR
  3. jährliche Nettoerlöse entsprachen dem polnischen Währungsäquivalent von mindestens 6.250.000 EUR

Die folgenden Unterlagen unterliegen ebenfalls der Prüfung: die Finanzberichte der übernehmenden und neu gegründeten Unternehmen, die für das Geschäftsjahr erstellt wurden, in dem die Fusion stattgefunden hat, sowie die Jahresabschlüsse der Unternehmen, die gemäß den International Accounting Standards erstellt wurden, zusammengeführte Jahresabschlüsse von Investmentfonds mit getrennten Teilfonds sowie Einzelabschlüsse der Teilfonds.

Ebenso müssen Unternehmen, die die Bilanzmethode zur Ermittlung von Wechselkursdifferenzen für steuerliche Zwecke anwenden, ihre Jahresabschlüsse prüfen lassen. Darüber hinaus kann jede wirtschaftliche Einheit einen Wirtschaftsprüfer beauftragen, um eine freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses oder eine Durchsicht der Buchführungsunterlagen durchzuführen, wenn dies vom Unternehmer für erforderlich gehalten wird.