Das Arbeitsrecht in Polen

Das Arbeitsrecht in Polen basiert in erster Linie auf dem polnischen Arbeitsgesetzbuch, das die wesentlichen Regeln der Beschäftigung regelt, einschließlich der Begründung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, der Arten von Arbeitsverträgen, der Arbeitszeit, des Jahresurlaubs, der Arbeitnehmerrechte, der Haftung des Arbeitgebers, der Telearbeit sowie des Arbeitsschutzes. Das Arbeitsgesetzbuch legt zudem die grundlegenden Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie den organisatorischen Rahmen der Beschäftigung auf Grundlage eines Arbeitsvertrags fest.

Neben dem Arbeitsgesetzbuch sollten ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in Polen beschäftigen, auch weitere wichtige Vorschriften berücksichtigen, insbesondere die Regelungen zum Mindestlohn, zur Sozial- und Krankenversicherung, zur Einkommensteuer, zum Schutz personenbezogener Daten, zu den Mitarbeiterkapitalplänen sowie die Durchführungsvorschriften zur Arbeitnehmerdokumentation, zur Arbeitszeiterfassung, zum Arbeitsschutz und zur Lohnabrechnung. In der Praxis erfordert die Beschäftigung in Polen ein konsistentes rechtliches, personalwirtschaftliches, lohnabrechnungstechnisches und steuerliches Vorgehen.

Der wesentliche Rechtsrahmen für die Beschäftigung in Polen umfasst:

• Polnisches Arbeitsgesetzbuch - das wichtigste Gesetz zur Regelung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeit, Jahresurlaub, Telearbeit, Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Arbeitsschutzpflichten.
• Mindestlohngesetz - regelt das gesetzliche Mindestentgelt, das Arbeitnehmern in Polen zusteht.
• Sozialversicherungsgesetz - regelt die Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung und die Pflichten des Arbeitgebers gegenüber der ZUS.
• Einkommensteuergesetz - relevant für die Lohnabrechnung, Steuervorauszahlungen und die Besteuerung des Arbeitnehmereinkommens.
• Gesetz über Mitarbeiterkapitalpläne - regelt die PPK-Pflichten, sofern anwendbar.
• DSGVO und polnische Datenschutzvorschriften - relevant bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern.
• Vorschriften zur Arbeitnehmerdokumentation - legen fest, wie Personalakten, Lohnunterlagen, Arbeitszeitnachweise und andere Personaldokumente zu führen sind.

Für ausländische Unternehmen ist das polnische Arbeitsrecht nicht nur eine formale Rechtsfrage. Es wirkt sich unmittelbar auf die Beschäftigungskosten, die Lohnabrechnung, die Personaldokumentation, das Onboarding, die Verfahren zur Telearbeit, die Pflichten gegenüber der ZUS und dem Finanzamt, die Compliance und - in manchen Fällen - auf die Beurteilung des Betriebsstättenrisikos in Polen aus.

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Ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in Polen beschäftigen, sollten insbesondere folgende Bereiche beachten:

Ein polnischer Arbeitsvertrag sollte die wesentlichen Beschäftigungsbedingungen klar festlegen, einschließlich der Vertragsparteien, der Vertragsart, der Position, des Arbeitsorts, der Vergütung, der Arbeitszeit, des Beginndatums und weiterer wichtiger Beschäftigungsbedingungen.

Die in Polen am häufigsten verwendeten Arten von Arbeitsverträgen sind:

• Arbeitsvertrag für eine Probezeit,
• befristeter Arbeitsvertrag,
• unbefristeter Arbeitsvertrag.

Ausländische Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass eine deutsche, österreichische, britische oder konzerneigene Arbeitsvertragsvorlage ohne Weiteres in Polen verwendet werden kann. Wenn ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit in Polen ausübt, können zwingende Vorschriften des polnischen Arbeitsrechts unabhängig vom Sitz des Arbeitgebers gelten.

In der Praxis benötigen ausländische Arbeitgeber häufig zusätzliche Unterlagen, darunter:

• Informationen über die Beschäftigungsbedingungen,
• Telearbeitsvereinbarung oder Telearbeitsregelung,
• Arbeitsschutzdokumentation,
• DSGVO- und Datenschutzdokumente für Arbeitnehmer,
• Vertraulichkeitsklauseln und Regelungen zum geistigen Eigentum,
• Onboarding-Unterlagen,
• Lohnformulare und Sozialversicherungsunterlagen.

Für ausländische Arbeitgeber sollte der Arbeitsvertrag gemeinsam mit den Anforderungen an Lohnabrechnung, Steuern und Personalverwaltung analysiert werden.

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Arbeitnehmer in Polen haben Anspruch auf mindestens den gesetzlichen Mindestlohn. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt der Mindestlohn für Arbeit in Polen PLN 4 806 (ca. EUR* 1 118,64) brutto monatlich.

Der Mindestlohn ist ein landesweit einheitlicher Satz. Er unterscheidet sich nicht nach Region, Branche, Sektor, Position oder Qualifikation des Arbeitnehmers.

Bei der Prüfung, ob ein Arbeitnehmer mindestens den Mindestlohn erhält, muss der Arbeitgeber berücksichtigen, welche Vergütungsbestandteile in den Mindestlohn einbezogen werden dürfen und welche ausgeschlossen sind. Beispielsweise werden bestimmte Zahlungen wie Überstundenvergütung, Nachtarbeitszuschlag, Dienstalterszulage oder eine Zulage für besondere Arbeitsbedingungen bei der Berechnung des Mindestlohns nicht berücksichtigt.

Für ausländische Arbeitgeber bedeutet dies, dass die Lohnabrechnung nicht nur das Bruttogehalt ausweisen sollte, sondern die einzelnen Vergütungsbestandteile auch nach polnischen Regeln korrekt klassifizieren muss.

Weitere Informationen zum Mindestlohn finden Sie in unseren Beiträgen

Nach polnischem Arbeitsrecht beträgt die reguläre Arbeitszeit in der Regel:

• 8 Stunden pro Tag,
• durchschnittlich 40 Stunden pro Woche,
• bei einer durchschnittlichen Fünf-Tage-Woche,
• innerhalb des jeweils geltenden Abrechnungszeitraums.

Dies ist einer der wichtigsten Bereiche des Arbeitsrechts in Polen für ausländische Arbeitgeber, insbesondere wenn Arbeitnehmer remote arbeiten, an Vorgesetzte im Ausland berichten oder mit Teams in unterschiedlichen Zeitzonen zusammenarbeiten.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass:

• die Arbeitszeit ordnungsgemäß erfasst wird,
• Überstunden überwacht werden,
• Ruhezeiten eingehalten werden,
• Arbeitspläne den Vorschriften entsprechen,
• die Lohnabrechnung Überstunden und andere arbeitszeitbezogene Zahlungen korrekt widerspiegelt.

Wenn das Unternehmen globale HR- oder Zeiterfassungssysteme verwendet, sollten diese auf ihre Vereinbarkeit mit den polnischen Arbeitszeitvorschriften überprüft werden.

Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Überstunden entstehen können, wenn ein Arbeitnehmer über die geltenden täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeitnormen hinaus arbeitet. In Polen sollten Überstunden nicht als informelle Praxis behandelt werden.

Der Arbeitgeber sollte Überstunden dokumentieren, korrekt abrechnen und sicherstellen, dass die Überstundenregelungen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Je nach den Umständen kann der Arbeitnehmer Anspruch auf eine zusätzliche Vergütung oder einen Freizeitausgleich für Überstunden haben.

Ausländische Arbeitgeber sollten besonders vorsichtig sein, wenn Vorgesetzte außerhalb Polens Arbeitnehmer, die in Polen tätig sind, anweisen, außerhalb der regulären Arbeitszeit zu arbeiten. Selbst wenn die Anweisung aus dem Ausland kommt, können die polnischen Arbeitszeit- und Überstundenregelungen weiterhin gelten.

Arbeitnehmer in Polen haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Der reguläre Jahresurlaubsanspruch nach polnischem Arbeitsrecht beträgt:

• 20 Tage - wenn der Arbeitnehmer über weniger als 10 Jahre Gesamtbeschäftigungsdauer verfügt,
• 26 Tage - wenn der Arbeitnehmer über mindestens 10 Jahre Gesamtbeschäftigungsdauer verfügt.

Für Teilzeitbeschäftigte wird der Jahresurlaub anteilig zu ihrem Beschäftigungsumfang berechnet.

Wichtig ist, dass frühere Beschäftigungszeiten in die Gesamtbeschäftigungsdauer einbezogen werden. Auch bestimmte abgeschlossene Ausbildungszeiten werden bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs berücksichtigt. Beispielsweise kann ein Hochschulabschluss als 8 Jahre Beschäftigungsdauer für Urlaubszwecke angerechnet werden.

Ausländische Arbeitgeber sollten den Arbeitnehmer um Unterlagen bitten, die frühere Beschäftigung und Ausbildung belegen, um korrekt zu bestimmen, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf 20 oder 26 Urlaubstage hat.

Der Jahresurlaub sollte ordnungsgemäß erfasst und mit der Lohnabrechnung koordiniert werden. Nicht genommener Urlaub kann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusätzliche Abrechnungspflichten begründen.

Siehe unsere Dienstleistungen Beschäftigung in Polen

Eine Zusammenfassung der wichtigsten arbeitsrechtlichen Änderungen 2026 finden Sie im PDF:

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Die Beschäftigung in Polen begründet eine Pflicht zur Zahlung von Sozial- und Krankenversicherungsbeiträgen. Die Beiträge werden in der Regel auf Grundlage der Vergütung des Arbeitnehmers berechnet und teils vom Arbeitnehmer, teils vom Arbeitgeber finanziert.

Zu den wichtigsten Sozialversicherungsbeiträgen gehören:

Darüber hinaus können Arbeitgeber verpflichtet sein, weitere beschäftigungsbezogene Fonds zu finanzieren, wie zum Beispiel:

• Arbeitsfonds,
• Solidaritätsfonds,
• Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen,
• Mitarbeiterkapitalpläne, sofern anwendbar.

Der Krankenversicherungsbeitrag wird in der Regel über die Lohnabrechnung vom Entgelt des Arbeitnehmers einbehalten. In der Praxis muss die Lohnabrechnung in Polen das Bruttogehalt, die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers, den Krankenversicherungsbeitrag, die Einkommensteuervorauszahlungen sowie die Beschäftigungskosten des Arbeitgebers korrekt berechnen.

Für ausländische Arbeitgeber sollten Lohnabrechnung und Arbeitsrecht gemeinsam analysiert werden. Ein Vertrag kann rechtlich korrekt sein, aber dennoch Compliance-Probleme verursachen, wenn die Vergütungsstruktur, die Arbeitszeit, die Sozialleistungen oder die Kosten der Telearbeit nicht korrekt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Siehe unsere Lohnabrechnungsdienstleistungen in Polen für ausländische Arbeitgeber

Das Sozialversicherungssystem in Polen 2026

Weitere Informationen finden Sie auch in der Broschüre: Das Sozialversicherungssystem in Polen 2026

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Die Gesamtkosten der Beschäftigung in Polen liegen über dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers, da der Arbeitgeber seinen eigenen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen sowie ausgewählte beschäftigungsbezogene Fonds finanziert.

In der Praxis liegen die gesamten Arbeitgeberkosten üblicherweise etwa 20-22% über dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers. Das bedeutet, dass bei einem Bruttogehalt von PLN 10 000 (ca. EUR* 2 327,58) pro Monat die geschätzten Arbeitgeberkosten etwa PLN 12 000 (ca. EUR* 2 793,10)-PLN 12 200 (ca. EUR* 2 839,65) betragen können, bevor zusätzliche Verwaltungskosten, Sozialleistungen oder individuelle Vereinbarungen berücksichtigt werden.

In der Praxis sollten ausländische Unternehmen die Beschäftigungskosten in Polen nicht allein auf Grundlage des Bruttogehalts berechnen. Sie sollten außerdem Folgendes berücksichtigen:

• den vom Arbeitgeber finanzierten Rentenversicherungsbeitrag,
• den vom Arbeitgeber finanzierten Erwerbsunfähigkeitsrentenbeitrag,
• den Unfallversicherungsbeitrag,
• den Arbeitsfonds und verwandte Fonds, sofern anwendbar,
• den Arbeitgeberbeitrag zum PPK, sofern anwendbar,
• die Kosten der Lohnbuchhaltung,
• die Kosten der Personaldokumentation und Compliance,
• Kosten im Zusammenhang mit Telearbeit.

Dies ist besonders wichtig, wenn ausländische Unternehmen die Beschäftigungskosten in Polen mit einem B2B-Modell, einem Employer-of-Record-Modell oder der Beschäftigung in anderen Ländern vergleichen.

Telearbeit ist in Polen gesetzlich geregelt und wird als Beschäftigungsmodell häufig genutzt. Sie kann ganz oder teilweise an einem vom Arbeitnehmer angegebenen und mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort ausgeübt werden, einschließlich des Wohnsitzes des Arbeitnehmers.

Für ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, die remote aus Polen arbeiten, hilft eine gut vorbereitete Dokumentation, die Zusammenarbeit zu organisieren, die Pflichten der Parteien klar festzulegen und das Risiko künftiger Missverständnisse zu verringern. Je nach Struktur des Arbeitgebers und Arbeitsmodell lohnt es sich, folgende Dokumente in Betracht zu ziehen:

• Telearbeitsvereinbarung,
• Telearbeitsregelung,
• Erklärungen des Arbeitnehmers,
• Informationen zum Arbeitsschutz,
• Datenschutzregeln,
• Regeln zur Arbeitsausstattung,
• Regeln zur Kostenerstattung,
• Verfahren zur Änderung oder Beendigung der Telearbeit.

Der Arbeitgeber sollte außerdem praktische Aspekte der Organisation der Telearbeit berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• wie die Arbeitszeit erfasst wird,
• wie Arbeitsmittel bereitgestellt oder abgerechnet werden,
• Regeln für die Erstattung arbeitsbezogener Kosten,
• Datensicherheit und Vertraulichkeit,
• Erfüllung der Arbeitsschutzpflichten,
• die Auswirkungen der Aufgaben des Arbeitnehmers auf steuerliche Angelegenheiten, einschließlich eines möglichen Betriebsstättenrisikos in Polen.

Für ausländische Arbeitgeber kann Telearbeit aus Polen eine effektive und flexible Lösung darstellen, insbesondere bei der Einstellung von Fachkräften in den Bereichen IT, Finanzen, Analytik, Verwaltung oder Vertrieb. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass das Telearbeitsmodell mit dem Arbeitsvertrag, der Personaldokumentation, der Lohnabrechnung und - falls erforderlich - der steuerlichen Analyse übereinstimmt.

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Arbeitgeber in Polen haben Arbeitsschutzpflichten gegenüber ihren Arbeitnehmern. Diese Pflichten können nicht nur für Büroangestellte gelten, sondern auch für Arbeitnehmer, die Telearbeit ausüben.

Je nach Position und Arbeitsmodell muss der Arbeitgeber unter Umständen Folgendes berücksichtigen:

• die anfängliche Arbeitsschutzschulung,
• die Beurteilung der berufsbedingten Risiken,
• arbeitsmedizinische Anforderungen,
• die sichere Arbeitsorganisation,
• die Meldung von Arbeitsunfällen,
• Arbeitsschutzinformationen für die Telearbeit,
• Erklärungen des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit der Arbeit von zu Hause aus.

Ausländische Arbeitgeber unterschätzen häufig die polnischen Arbeitsschutzpflichten, weil sie ihre Arbeitnehmer remote verwalten oder keine physischen Büroräume in Polen haben. Das Fehlen eines Büros in Polen hebt jedoch nicht automatisch die Pflichten des Arbeitgebers gegenüber Arbeitnehmern auf, die von Polen aus arbeiten.

Arbeitgeber in Polen müssen eine angemessene Arbeitnehmerdokumentation führen. Dazu gehören in der Regel die Dokumentation des Arbeitsvertrags, Onboarding-Unterlagen, Lohnunterlagen, Arbeitszeitnachweise, Urlaubsaufzeichnungen und weitere nach polnischen Vorschriften erforderliche Personalunterlagen.

Für ausländische Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Lohn- und Personalbüro in Polen eine praktische Lösung.

Der richtige Partner trägt dazu bei, dass:

• die Arbeitnehmerdokumente vollständig sind,
• die Personalakten ordnungsgemäß organisiert sind,
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst werden,
• der Jahresurlaubsanspruch korrekt berechnet wird,
• die Lohnunterlagen mit den Beschäftigungsbedingungen übereinstimmen,
• die Telearbeitsunterlagen gespeichert und aktualisiert werden,
• die Dokumentation für Zwecke einer PIP-Inspektion effizient vorbereitet werden kann.

Dies ist besonders wichtig, wenn die Personaldokumentation aus dem Ausland oder über globale HR-Systeme verwaltet wird, die nicht immer die Anforderungen des polnischen Arbeitsrechts berücksichtigen. Die Unterstützung durch einen lokalen Partner ermöglicht es einem ausländischen Arbeitgeber, das Risiko administrativer Fehler zu verringern und die Arbeitnehmerdokumentation im Einklang mit polnischen Standards zu führen.

Die Beendigung eines Arbeitsvertrags in Polen sollte sorgfältig geplant werden. Die anwendbaren Regeln hängen von der Art des Arbeitsvertrags, der Beschäftigungsdauer, dem Kündigungsgrund und dem Status des Arbeitnehmers ab.

Vor der Beendigung eines Arbeitsvertrags in Polen sollte der Arbeitgeber Folgendes prüfen:

• die Art des Vertrags,
• die geltende Kündigungsfrist,
• ob ein Kündigungsgrund angegeben werden muss,
• ob der Arbeitnehmer einem besonderen Kündigungsschutz unterliegt,
• ob Konsultationspflichten gelten,
• wie das Kündigungsschreiben zugestellt werden sollte,
• die endgültige Lohnabrechnung,
• nicht genommenen Jahresurlaub,
• die Rückgabe von Ausrüstung und Dokumenten.

Arbeitsverträge, die entgegen den Anforderungen des Arbeitsrechts beendet werden, können zu Ansprüchen von Arbeitnehmern, Abrechnungskosten oder Verfahren vor einem polnischen Arbeitsgericht führen.

Ausländische Arbeitgeber sollten die Kündigungsregeln ihres Heimatlandes nicht automatisch auf Arbeitnehmer anwenden, die in Polen tätig sind.

Arbeitgeber in Polen können von der polnischen staatlichen Arbeitsaufsicht kontrolliert werden. Eine PIP-Kontrolle kann Arbeitsverträge, Arbeitszeit, Vergütung, Jahresurlaub, Arbeitsschutz, Telearbeitsdokumentation, Personalakten und weitere Arbeitgeberpflichten umfassen. Kontrollen sind durch gesonderte arbeitsrechtliche Vorschriften geregelt.

Ausländische Arbeitgeber sollten darauf vorbereitet sein, klare und vollständige Unterlagen vorzulegen, insbesondere wenn sie Remote-Mitarbeiter in Polen beschäftigen oder Arbeitnehmer über ein ausländisches HR-System verwalten.

Typische Prüfungsbereiche können umfassen:

• ob Arbeitsverträge ordnungsgemäß dokumentiert sind,
• ob die Arbeitszeit korrekt erfasst wird,
• ob der Jahresurlaub korrekt berechnet und erfasst wird,
• ob die Telearbeit ordnungsgemäß umgesetzt wurde,
• ob die Arbeitsschutzpflichten erfüllt werden,
• ob Arbeitnehmer die erforderlichen Informationen erhalten,
• ob die Lohnunterlagen mit den Beschäftigungsunterlagen übereinstimmen,
• ob zivilrechtliche oder B2B-Verträge korrekt eingesetzt werden.

Eine PIP-Kontrolle sollte nicht der erste Moment sein, in dem ein ausländischer Arbeitgeber die Vollständigkeit der polnischen Arbeitnehmerdokumentation überprüft.

Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Polen kann in manchen Fällen steuerliche Fragen für ein ausländisches Unternehmen aufwerfen. Das Risiko hängt davon ab, was der Arbeitnehmer in Polen tut, ob er das Unternehmen vertritt, Verträge verhandelt oder abschließt und ob er zentrale geschäftliche Funktionen ausübt.

Zum Beispiel kann ein remote arbeitender IT-Spezialist, der interne technische Aufgaben ausführt, ein anderes Risikoprofil haben als ein Vertriebsleiter, der mit Kunden in Polen verhandelt.

Daher sollte die Beschäftigung in Polen nicht nur aus arbeitsrechtlicher, sondern auch aus lohnabrechnungs-, buchhaltungs- und steuerrechtlicher Sicht analysiert werden.

Erfahren Sie mehr über das Betriebsstättenrisiko in Polen für ausländische Unternehmen

Ausländische Unternehmen, die Personal in Polen beschäftigen, machen häufig ähnliche Fehler, die auf unzureichende Kenntnisse des Arbeitsrechts in Polen zurückzuführen sind, darunter:

• die Verwendung eines ausländischen Arbeitsvertrags ohne polnische Rechtsprüfung,
• das Fehlen einer Telearbeitsdokumentation,
• die fehlerhafte Berechnung des Jahresurlaubsanspruchs,
• das Fehlen ordnungsgemäßer Arbeitszeitnachweise,
• die Missachtung der Überstundenregelungen,
• die Behandlung von Arbeitnehmern als Auftragnehmer trotz eines arbeitnehmerähnlichen Verhältnisses,
• die fehlende Übereinstimmung zwischen Lohnabrechnung und Beschäftigungsdokumentation,
• die Unterschätzung der Arbeitsschutzpflichten,
• die Anwendung ausländischer Kündigungsregeln auf polnische Arbeitnehmer,
• die Missachtung des Betriebsstättenrisikos.

Solche Fehler können zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, Feststellungen bei PIP-Kontrollen, Korrekturen der Lohnabrechnung, steuerlichen Risiken und Reputationsschäden führen.

Deshalb empfehlen wir Unternehmen stets, ihre Situation mit einem im polnischen Arbeitsrecht erfahrenen Rechtsanwalt zu besprechen: Kontaktformular