Die Formen der elektronischen Rechnungsstellung

Arten der elektronischen Rechnungsstellung

Häufig werden verschiedene Arten der Rechnungsautomatisierung unter dem Begriff „e-Invoicing“ verwechselt. Die Automatisierung von Rechnungen durch Scannen und optische Zeichenerkennung (OCR) ist die Digitalisierung von Papierrechnungen nach dem Eingang beim Käufer. Die Ausstellung von PDF-Rechnungen per E-Mail ist eine weitere Form der Automatisierung, die zwar das Papier aus dem Prozess entfernt, aber keine vollständige Integration bietet. Diese beiden Methoden werden oft als elektronische Rechnungsstellung bezeichnet, gelten aber nicht als „echte“ elektronische Rechnungsstellung.

Echtes e-Invoicing automatisiert den Prozess der Rechnungserfassung und des Rechnungsempfangs vollständig, so dass der Käufer keine Dateneingabe vornehmen muss – denn die Rechnungsinformationen fließen direkt vom Lieferanten in das Back-Office-System des Käufers und erfordern keine manuellen Eingriffe des Käufers. Der Abnehmer erhält die Rechnungen von seinen Lieferanten in einem vorher vereinbarten Format. Die Rechnungen können Mechanismen – wie digitale Signaturen und EDI – enthalten, die ihre Authentizität und Integrität gewährleisten. Sie erreichen den Käufer in einem Format, das in sein ERP-System integriert, und dann für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden kann, ohne in irgendeiner Weise verändert zu werden.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die elektronische Rechnungsstellung mit Compliance.

Im Wesentlichen gibt es 2 Arten der „echten“ elektronischen Rechnungsstellung, die Sie verstehen müssen: elektronische Rechnungsstellung mit oder ohne Einhaltung der Vorschriften.

Elektronische Rechnungsstellung ohne Einhaltung der Vorschriften

Das Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung ohne Einhaltung der Vorschriften ist wie folgt:

• Der Käufer und der Lieferant vereinbaren das Format der elektronischen Rechnung und die darin enthaltenen Daten;
• Die Daten werden korrekt strukturiert (X12, Edifact, XML), wobei Technologien wie EDI oder einfache Webformulare für die Web-Fakturierung verwendet werden;
• Der Lieferant erstellt und versendet eine elektronische Rechnung entweder direkt aus seinem Debitorenbuchhaltungssystem, oder über ein webbasiertes Formular;
• Der Käufer erhält die elektronische Rechnung in einem Format, das vom Kreditorenbuchhaltungssystem (AP) verarbeitet werden kann.

In diesem Fall entspricht die elektronische Rechnung nur den Datenformaten, die von den Handelspartnern festgelegt wurden. Sie berücksichtigt nicht die rechtlichen Verpflichtungen der Länder, in denen die elektronische Rechnung ausgestellt oder empfangen wird. In einigen Fällen liegt dies daran, dass es in einigen Ländern nur wenige oder gar keine Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung gibt, in anderen wiederum daran, dass die Unternehmen die B2B-Effizienz nutzen, und gleichzeitig ein steuerlich konformes Papierverfahren durchführen möchten.

Elektronische Rechnungsstellung mit Compliance

Das Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung mit Compliance ist dem oben beschriebenen Verfahren sehr ähnlich, mit Ausnahme der folgenden Punkte:

• Das Format der elektronischen Rechnung richtet sich nach den Gesetzen und Vorschriften der Gebiete, in denen die beiden Parteien tätig sind;
• Die elektronischen Rechnungen entsprechen den von der Regierung festgelegten Richtlinien für die Validierung des Rechnungsinhalts, die Sicherheit, die Unleugbarkeit und die Archivierung;
• Die Rechnungen sind für Prüfungs- und Mehrwertsteuerzwecke leicht zugänglich;
• Das Papier wird vollständig aus dem Prozess entfernt.

Für eine Organisation ist es sinnvoll, diesen Ansatz zu wählen, da er ihre mehrwertsteuerlichen Pflichten erleichtert. Es gibt jedoch keine Standardvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. Stattdessen gibt es sehr unterschiedliche länderspezifische Ansätze – von einem völligen Verbot bis hin zu fast keinen Einschränkungen -, die jedes international tätige Unternehmen verstehen und berücksichtigen muss.

Ein Hinweis zur Rechnungsautomatisierung durch Scannen und OCR

Obwohl das Scannen von Papierrechnungen nicht als e-Invoicing gilt, ist es für viele Unternehmen der erste natürliche Schritt. Mithilfe von OCR-Software können die Daten von einem papierbasierten Format in ein digitales Format übertragen werden, das in das Rechnungsstellungssystem eingegeben werden kann.

OCR ist keine fehlerfreie Lösung, und bei Problemen mit der Lesbarkeit der Originalrechnung ist eine manuelle Dateneingabe erforderlich, um etwaige Probleme zu beheben. In den meisten Fällen wird eine gewisse manuelle Dateneingabe erforderlich sein. Sobald eine OCR-Initiative eingeführt ist, kann Ihr Unternehmen von einigen Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Weiterleitung, Genehmigung und Zahlung von Rechnungen profitieren. Dieser Ansatz sollte jedoch nur als kurzfristige Maßnahme betrachtet werden.

Ein Hinweis zum Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail

Die Ausstellung einer PDF-Rechnung und deren Versand per E-Mail, ob sie nun den Vorschriften entspricht oder nicht, erspart Ihnen zwar Papier, schafft aber neue Probleme für Ihre Kunden. Die Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden muss die Daten immer noch aus dem PDF-Dokument erfassen, was nur durch separate OCR-Technologien (manchmal durch Ausdrucken der PDF-Rechnung), oder durch direkte Eingabe der Daten aus dem PDF-Bild möglich ist. PDF-Rechnungen können zwar ein guter erster Schritt auf dem Weg zu einer echten elektronischen Rechnungsstellung sein, sie bieten jedoch keine durchgehende Integration.

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