Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Weniger verschwendete Personalzeit

Verglichen mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem ist die Suche nach einem Dokument, die länger als ein paar Sekunden dauert, verschwendete Zeit. Bei großen Dokumentenmengen kann die Verringerung der Zeit, die für das Auffinden von Dokumenten aus Aktenschränken oder für das Warten auf die Übertragung von Dokumenten aus anderen Gebäuden oder Zweigstellen aufgewendet werden muss, einer spürbaren Produktivitätssteigerung pro Mitarbeiter und Jahr gleichkommen. Die Suche nach Dokumenten, die nicht auffindbar sind, verursacht weitere Kosten für die Anforderung oder Erstellung neuer Kopien. Durch den schnelleren Abruf von Dokumenten müssen Ihre Kunden weniger lange warten.

Geringerer Aufwand für die Dokumentenbearbeitung

Der Umgang mit Papier verursacht nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Durch die Umstellung auf ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihre Kosten für Kopieren, Drucken, Faxen und Porto erheblich reduzieren. Darüber hinaus können Sie auch Einsparungen durch eine geringere Lagerhaltung erwarten. In einigen Fällen sind Unternehmen in der Lage, ihren Mietbestand zu reduzieren, die Anmietung zusätzlicher Lagerflächen zu vermeiden oder bei der Suche nach neuen Räumlichkeiten auf die Papierlagerung zu verzichten. Je nach den Umständen kann sich die Investition in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem innerhalb von 18 bis weniger als 6 Monaten amortisieren.

Verbesserter Informationsaustausch und Zusammenarbeit

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem getsix® auf der Basis von Microsoft SharePoint erleichtert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit. In Papierform, per Fax oder E-Mail erfasste Dokumente werden in einem sicheren, zentralen Repository gespeichert, auf das von jedem internetfähigen Standort aus zugegriffen werden kann. So können Sie nicht nur Kopier-, Druck- und Portokosten einsparen, sondern auch Dokumente mit Mitarbeitern an anderen Standorten, externen Partnern, Agenten und Mitarbeitern gemeinsam nutzen. Dokumente können in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm abgerufen werden, um die Reaktion auf telefonische Anfragen von Kunden oder Lieferanten zu verbessern, und eine beliebige Anzahl von Personen kann gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen und daran arbeiten. Der schnellere, gemeinsame Zugriff auf Dokumente ermöglicht eine schnellere Reaktion und schnellere Entscheidungen.

Geringeres Risiko

Papierdokumente gehen verloren. Sie können auch mit der Zeit unleserlich werden, beschädigt oder zerstört werden. Für das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften ist das alles keine gute Nachricht. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme sind in der Lage, Kopien von Dokumenten zu digitalisieren und zu archivieren, und zwar dort, wo sie in das Unternehmen gelangen. Dies verbessert nicht nur die Notfallwiederherstellung, sondern dank eines automatischen Prüfpfads können Sie die Compliance-Anforderungen für eine große Anzahl von Dokumenten mit minimalem Aufwand erfüllen. Die Dokumente sind in hohem Maße rückverfolgbar und können mit einer Reihe von Kriterien für die Dokumentenaufbewahrung versehen werden, so dass Sie automatische Warnungen und Erinnerungen einrichten können.

Ermöglichung elektronischer Dokumenten-Workflows

Elektronische Dokumente ermöglichen elektronische Dokumenten-Workflows. Das bedeutet, dass Dokumente automatisch erkannt und nach vordefinierten Workflow-Regeln weitergeleitet werden können. Elektronische Dokumenten-Workflows machen die jeweiligen Geschäftsprozesse transparenter und ermöglichen es Ihnen, das Volumen der Dokumente in einem Workflow zu überwachen, ihren Status zu prüfen, die Arbeitsbelastung auszugleichen oder potenzielle Engpässe zu ermitteln.

Die wichtigsten Vorteile des Dokumentenmanagements

• Erhebliche Verbesserung der Dokumentensicherheit durch überlegene Benutzerzugriffskontrolle;
• Dokumente können auf einer gemeinsamen Plattform von autorisierten Benutzern gemeinsam genutzt werden;
• Es handelt sich um eine Echtzeit-Anwendung, die dem Benutzer die Möglichkeit gibt, das Dokument mit Hilfe eines Inline-Editors zu ändern und zu modifizieren;
• Mehrere Versionen eines Dokuments;
• Es hilft bei der Verwaltung von Dokumenten in fortschrittlichen Workflows, was bedeutet, dass Unternehmen Dokumente hochladen und Geschäftsprozesse automatisieren können, um die Effizienz zu steigern und Kosten und Zeit zu sparen;
• Überragende Suchfunktionen ermöglichen es dem Benutzer, das gewünschte Dokument leicht zu finden und darauf zuzugreifen;
• Die Geschäftsleitung kann Berichte über die Nutzung eines bestimmten Dokuments durch die Benutzer der Organisation einsehen;
• Optimierte Nutzung von Datenspeichergeräten im gesamten Unternehmen;
• Verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten im gesamten Unternehmen;
• Überlegene Einhaltung bestehender lokaler und bundesstaatlicher Datensicherheitsgesetze.