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Die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) ist der Austausch des Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer in einem integrierten elektronischen Format. Traditionell ist die Rechnungsstellung, wie jeder stark papierbasierte Prozess, manuell intensiv und anfällig für menschliche Fehler, was zu erhöhten Kosten und Verarbeitungslebenszyklen für Unternehmen führt.
Die elektronische Rechnungsstellung ist eine gängige B2B-Praxis und gehört seit vielen Jahren zu den EDI-Transaktionen (Electronic Data Interchange). Die Frage der Compliance scheint die elektronische Rechnungsstellung von B2B getrennt zu haben. Vielleicht überraschend ist es, dass viele Entscheidungsträger nicht wissen, dass ihr Unternehmen bereits elektronische EDI-Rechnungen sendet/empfängt.
Die wahre Definition einer elektronischen Rechnung besteht darin, dass sie Daten vom Lieferanten in einem Format enthalten sollte, das in das Kreditorenbuchhaltungssystem (AP) des Käufers eingegeben (integriert) werden kann, ohne dass eine Dateneingabe durch den AP-Administrator des Käufers erforderlich ist.
Da dies die Verwendung einer Reihe von Formaten ermöglicht, ist es sinnvoll, die folgenden Richtlinien anzuwenden:
‘Eine WAHRHEITLICHE E-Rechnung’
- Strukturierte Rechnungsdaten, die im Electronic Data Interchange (EDI)- oder XML-Format ausgegeben werden;
- Strukturierte Rechnungsdaten, die unter Verwendung von Standard-Internet-basierten Web-Formularen ausgestellt werden.
‘KEINE echte elektronische Rechnung’
- Unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format;
- Über Faxgeräte versandte Papierrechnungen;
- Gescannte Papierrechnungen.
Zwar lassen sich erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen, wenn Sie Ihre Rechnungsstellung von Papier und manueller Bearbeitung befreien, doch die wirklichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ergeben sich aus dem Grad der Integration zwischen Ihnen und Ihren Handelspartnern sowie zwischen Ihrer Rechnungstellungssoftware und anderen Geschäftssystemen.
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Unsere Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung:
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- Senden einer elektronischen Rechnung
- Empfangen einer elektronischen Rechnung
