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Workflow-Automatisierung und insbesondere ein Business Process Management System (BPMS) ist die Lösung, die viele der bisher beschriebenen geschäftlichen und technischen Probleme lindern und lösen kann.
Geschäftsprozessmanagement (ein Sammelbegriff für alles, was mit Prozessautomatisierung zu tun hat) ist eine betriebswirtschaftliche Disziplin in Verbindung mit Technologie, die es einer Organisation ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, zu modellieren, zu automatisieren und so umzugestalten, dass die Geschäftseffizienz verbessert wird.
Das Geschäftsproblem
In den meisten Unternehmen sind Geschäftsprozesse allgegenwärtig, werden aber überwiegend manuell abgewickelt und sind, sofern sie automatisiert sind, in der Regel auf einen einzigen Bereich oder eine Abteilung beschränkt. Diese organisatorische Komplexität und die Verwendung selektiver, silobasierter IT-Enabler (funktionsspezifische Siloanwendungen) führen dazu, dass sich die Herausforderungen für die Verwaltung und den Betrieb auf unterschiedliche Weise manifestieren:
- Management und Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, richtige Entscheidungen zu treffen, weil sie nicht über genaue und rechtzeitige Informationen verfügen;
- Die Informationen stehen in keinem geschäftlichen Kontext (sie werden nicht als Teil eines Geschäftsprozesses gesehen), und können daher zu widersprüchlichen Entscheidungen führen;
- Die Planung ist oft schwierig, weil die Arbeitsabläufe nicht funktionieren, die Arbeitsverfahren schlecht sind, und die Informationen uneinheitlich sind.
Die IT-Systeme, die die verschiedenen Geschäftsprozesse unterstützen, wirken eher hemmend als fördernd, da sie in der Regel als Informationsinseln konzipiert und verwaltet werden. Verschärft wird dies noch durch die fehlende Systemintegration, die dazu führt, dass es keine einfache Möglichkeit gibt, eine einzige Sicht auf die Wahrheit zu erhalten.
Die Durchsetzung von Geschäftsregeln, Richtlinien und Verfahren ist eine mühsame Aufgabe, da die Transparenz der Prozesse, die Genauigkeit der Echtzeitinformationen und das Fehlen integrierter oder konsistenter Audits unzureichend sind. Die Mitarbeiter sind gezwungen, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die nicht immer sehr produktiv und effizient ist, und in vielen Fällen zu Nacharbeit und versteckten Kosten führen kann. Dies kann dazu führen, dass sich ein Benutzer bei verschiedenen Anwendungen anmelden und verschiedene Benutzeroberflächen verwenden muss, um eine einfache Aufgabe zu erledigen.
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Unter Geschäftsprozessmanagement (BPM) versteht man ein umfassendes Managementinstrument, das die verschiedenen Aspekte eines Unternehmens integriert hat; ausgehend vom Prozessmanagement als Ausgangspunkt für die Verbesserung der Unternehmensführung. BPM ist ein IT-Tool, das für methodische Abläufe und Lösungen eingesetzt wird, und gleichzeitig die Integration von Mensch zu Mensch, Mensch zu System und System zu System, sowie die Regulierung entsprechend den Veränderungen im Geschäftsumfeld fördert. Durch die Betonung des anwendungs-, abteilungs- sowie partner- und kundenübergreifenden Betriebs erreicht das BPM über das Internet eine kontinuierliche Verbesserung und Geschäftsoptimierung durch Aufgaben wie Informationstransfer, Datensynchronisation und Geschäftsüberwachung. BPM deckt nicht nur die Prozessbereitstellung und -überwachung traditioneller „Workflows“ ab, sondern überwindet auch die technischen Engpässe, die die traditionellen Workflows behindert haben. BPM ermöglicht es den Unternehmen, durch die Modellierung, Automatisierung, Verwaltung, Überwachung und Optimierung des gesamten Lebenszyklusses interner und externer Geschäftsprozesse Kosten zu senken und den Gewinn zu maximieren. BPM läutet eine neue Ära für das Konzept der Unternehmensführung ein, und ermöglicht es Unternehmen, durch die Modellierung, Automatisierung, Verwaltung und Überwachung sowie die Optimierung des gesamten Lebenszyklus interner und externer Geschäftsprozesse Kosten zu senken und den Gewinn zu maximieren.
Durch die jahrelange Durchführung von BPM-Projekten haben wir gelernt, dass jeder Kunde vor einzigartigen Herausforderungen und Möglichkeiten steht. Der Kern, um Stärke zu erlangen, ist es, einen einzigartigen Prozess zu haben. Mit diesem einzigartigen Prozess wird Ihr Unternehmen im harten industriellen Wettbewerb überleben und gedeihen.
Übersicht
Ein Hauptziel von BPM ist es, die Prozesse an den Unternehmenszielen auszurichten, nach Möglichkeiten zur Verbesserung dieser Prozesse zu suchen und dann Messgrößen festzulegen, die zur Verfolgung und Überwachung der Leistung für eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung verwendet werden können. Im Idealfall wird BPM als eine unternehmensweite Strategie verstanden (obwohl es natürlich möglich ist, die BPM-Methode oder BPM-Software auf einen einzelnen Prozess anzuwenden). Wie das nachstehende Diagramm zeigt, besteht eine unternehmensweite BPM-Initiative im Wesentlichen aus drei „Ebenen“.
Stufe 1 – Prozessverständnis
Mit Hilfe eines Prozessrahmens können Sie beginnen, Ihre Prozesse zu dokumentieren, wobei Sie sich auf die Prozesse konzentrieren, die für den Wert, den Sie Ihren Kunden bieten, von zentraler Bedeutung sind. Die Festlegung eines Standardkonzepts für die Dokumentation Ihrer Prozesse und die Schaffung eines zentralen Speichers sind dabei ein wichtiger Bestandteil.
Stufe 2 – Prozessverbesserung
Was die Verbesserung betrifft, so kann hier eine formale Methodik (wie Lean Six Sigma oder eine hybride Methode) angewendet werden. Unternehmen veranstalten in der Regel Workshops, um ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, ineffiziente Prozesse zu ermitteln, und dann Prozessverbesserungen zu empfehlen und umzusetzen.
Stufe 3 – Prozessautomatisierung/Optimierung
Sobald Sie eine Methode zur Verbesserung festgelegt und Verbesserungen vorgenommen haben, kann eine Untergruppe von Prozessen potenziell von verschiedenen Arten von Technologie profitieren. Workflow kann die Art und Weise, wie Prozesse durchgeführt werden, erzwingen. Die Prozessüberwachung kann die Arbeit nachverfolgen und prüfen, und Einblicke in Prozessengpässe und Probleme geben. Durch Automatisierung können Tätigkeiten, die von Menschen ausgeführt werden, ersetzt und menschliche Fehler vermieden werden. SOA- und BPM-Technologien können zur Erweiterung/Verbesserung bestehender Geschäftssysteme oder zur Entwicklung völlig neuer Geschäftssysteme zur Unterstützung neu gestalteter Prozesse eingesetzt werden.
Ein BPM-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen:
Entwurf, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung.
Gestaltung
Die Prozessgestaltung umfasst sowohl die Identifizierung bestehender Prozesse als auch die Gestaltung von „Soll“-Prozessen. Zu den Schwerpunktbereichen gehören die Darstellung des Prozessablaufs, die Festlegung der handelnden Personen innerhalb des Prozesses, Warnmeldungen, Eskalationen, Standardarbeitsanweisungen, Service Level Agreements und Mechanismen zur Aufgabenübergabe.
Modellierung
Bei der Modellierung wird der theoretische Entwurf herangezogen und es werden Kombinationen von Variablen eingeführt (z. B. Änderungen der Miete oder der Materialkosten, die bestimmen, wie der Prozess unter verschiedenen Umständen ablaufen könnte).
Ausführung
Eine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen besteht darin, eine Anwendung zu entwickeln oder zu kaufen, die die erforderlichen Schritte des Prozesses ausführt; in der Praxis führen diese Anwendungen jedoch selten alle Schritte des Prozesses genau oder vollständig aus. Ein anderer Ansatz besteht in einer Kombination aus Software und menschlichem Eingreifen; dieser Ansatz ist jedoch komplexer und erschwert den Dokumentationsprozess.
Überwachung
Die Überwachung umfasst die Verfolgung einzelner Prozesse, so dass Informationen über ihren Zustand leicht zu erkennen sind, und Statistiken über die Leistung eines oder mehrerer Prozesse erstellt werden können. Ein Beispiel für die Nachverfolgung ist die Möglichkeit, den Status einer Kundenbestellung zu ermitteln (z. B. bestellt, eingetroffen, in Erwartung der Lieferung, Rechnung bezahlt), so dass Probleme in der Abwicklung erkannt und korrigiert werden können.
Optimierung
Die Prozessoptimierung umfasst das Abrufen von Informationen über die Prozessleistung aus der Modellierungs- oder Überwachungsphase, die Ermittlung potenzieller oder tatsächlicher Engpässe und der Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen, sowie die anschließende Anwendung dieser Verbesserungen bei der Gestaltung des Prozesses. Insgesamt wird dadurch ein höherer Geschäftswert geschaffen.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und Workflow?
Wenn Sie die Welt der Informationstechnologie und des Enterprise Content Management (ECM) verfolgen, haben Sie schon einmal die Begriffe Business Process Management (BPM) und Workflow gehört. Beide haben Ähnlichkeiten, aber auch einzigartige Funktionen. Die Grauzone für einige Leute hat damit zu tun, dass die Begriffe BPM und Workflow oft als BPM Workflow Automation bezeichnet werden. Beide befassen sich mit der Notwendigkeit, Kerngeschäftsprozesse zu automatisieren, um Engpässe zu beseitigen, Redundanzen abzubauen und Effizienz zu erreichen, und zwar auf ihre eigene Art und Weise. BPM charakterisiert eine Reihe von Aktivitäten, die unabhängig von bestimmten Anwendungen und Systemen sind. Workflow ermöglicht die einfache Weiterleitung von Aufgaben oder Aktivitäten von Person zu Person.
Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen:
Workflow-Automatisierungssoftware verwendet eine anwendungsspezifische Abfolge von Aufgaben, die mit vordefinierten Regeln eingerichtet wird, und entweder automatisierte oder manuelle Aktivitäten umfasst. Ein Workflow wird in der Regel für einen festen Geschäftsprozess eingerichtet, und Sie müssen dem System mitteilen, wie es mit Ausnahmen von den vordefinierten Regeln umgehen soll. Microsoft Sharepoint ist ein Beispiel für ein ECM-System, das Workflows verwendet und auf einem intuitiven Ansatz basiert, bei dem man durch Beispiele lernt. Dadurch wird das System im Laufe der Zeit intelligenter, da es jedes Mal lernt, wenn Sie eine Ausnahme, einen neuen Anbieter oder einen neuen Datentyp verarbeiten, so dass das System bei der nächsten Erfassung dieser Art von Informationen automatisch in der Lage ist, die Informationen genau und entsprechend zu verarbeiten. Lösungen zur Workflow-Automatisierung basieren auf intelligenten Prozess-Apps, die im Grunde Ihre manuellen Geschäftsprozesse übernehmen, und sie auf effizientere und intelligentere Weise elektronisch reproduzieren.
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Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen:
BPM zeichnet sich dadurch aus, dass es die Aktivitäten zwischen den Anwendern koordinieren kann. Es verbindet verschiedene Systeme, indem es einen nahtlosen Datenaustausch und eine universelle Kontrollfunktion der geschäftskritischen Daten über eine zentrale Schnittstelle ermöglicht. Unabhängig davon, ob es sich bei dieser Schnittstelle um Sharepoint, eine andere Art von Dokumentenverwaltungssystem oder ein ERP-System wie MS Dynamics NAV handelt, ermöglicht BPM den schnellen Zugriff auf und die Kontrolle über die benötigten Daten direkt aus den Anwendungen, mit denen Sie am meisten arbeiten. Einmal definierte Geschäftsprozesse können modelliert, automatisiert und verwaltet werden, um Ihnen zu helfen, ein Maximum an Effizienz zu erreichen, Ihre Kosten zu senken und einen höheren betrieblichen Output zu erzielen. BPM ist in der Lage, zwischen Ausnahmeregeln und dem tatsächlichen Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse zu unterscheiden, indem es festgelegten Regeln folgt, die es Ihnen ermöglichen, jeden Prozess zu steuern. Informationen und Daten kommen ständig aus externen Quellen in Ihr Unternehmen. Mit BPM-Tools wie Kofax TotalAgility (KTA) und Kofax Transformation Modules (KTM) können Sie diese Informationen effizient und effektiv erfassen, auswerten und analysieren.
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Diese Themen gehen in die Tiefe und ins Detail. Wenn Sie Fragen haben oder genauere Informationen wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre Fragen beantworten können!
Wir bieten unsere Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Wir verwenden die oben erwähnte Enterprise Class Software, damit unsere Kunden den größten Nutzen aus BPM ziehen können.
Die BPM-Technologie ist Teil unseres Geschäftsmodells und unserer Vision und zusammen mit unseren Cloud-Lösungen sind wir in der Lage, unsere State-of-the-Art-Lösungen mit dem Leistungsumfang in diesem Bereich anzubieten:
Die BPM-Schicht
Die Prozessschicht, die zwischen Geschäftsanwendern und Back-End-Systemen liegt (siehe Abbildung unten). Eines der Back-End-Systeme am unteren Ende ist die Kernanwendung, die Gegenstand der Bewertung war (z. B. ERP wie MS Dynamics NAV oder Billing). Die BPM-Lösung nutzt diese Kerngeschäftsanwendungen und Altsysteme und bietet eine zusätzliche Wertschöpfungsschicht zwischen diesen Systemen und den Geschäftsanwendern.
Durch die Hinzufügung der Prozessschicht (BPM) wird ein großer Teil der Herausforderungen gemildert:
- Automatisierung von Unternehmensrichtlinien, Arbeitsabläufen und Entscheidungsprozessen;
- Reduzierung von Fehlern und Verbesserung der Konsistenz;
- Standardisierung von Verfahren über geografische Grenzen oder Märkte hinweg;
- Transparenz und Kontrolle für Teamleiter, Manager und Mitarbeiter;
- Alarmierung bei kritischen Ereignissen mit Auslösung von Maßnahmen.
